Bảo mật mạng cho doanh nghiệp nhỏ: 10 thói quen cần bỏ ngay

Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp nhỏ khi nói về bảo mật thường có một tâm lý rất phổ biến: "Mình có bao nhiêu đâu, cửa hàng nhỏ xíu thế này, hacker rảnh đâu mà mò tới?". Thú thật, đây là một sự lầm tưởng cực kỳ nguy hiểm. Thực tế, các tội phạm mạng không chỉ nhắm vào các tập đoàn lớn. Ngược lại, các doanh nghiệp nhỏ chính là "miếng mồi ngon" vì hệ thống phòng thủ thường rất lỏng lẻo, không có đội ngũ IT chuyên trách và cực kỳ dễ bị tổn thương bởi những sai sót nhỏ nhất.

Sự thật là, một cuộc tấn công mã hóa dữ liệu (ransomware) hay một vụ rò rỉ thông tin khách hàng có thể khiến một doanh nghiệp nhỏ phá sản chỉ sau một đêm. Và tin buồn là, phần lớn các lỗ hổng này không đến từ công nghệ cao siêu, mà đến từ chính những thói quen hàng ngày của nhân viên và chính người chủ. Để giúp anh chị tỉnh táo hơn, Tân IT365 đã tổng hợp 10 thói quen "tự sát" về bảo mật mà anh chị cần phải loại bỏ ngay lập tức.

10 thói quen bảo mật kém cần bỏ ngay để tránh mất trắng

1. Dùng chung một mật khẩu cho nhiều tài khoản

Đây là thói quen phổ biến nhất. Anh chị đặt một mật khẩu cực dễ nhớ như "123456" hay "TenCongTy@2024" và dùng nó cho cả email, Facebook, tài khoản ngân hàng đến phần mềm quản lý bán hàng. Nguy hiểm ở chỗ, nếu hacker chỉ cần dò ra được một tài khoản yếu nhất, chúng sẽ có "chìa khóa vạn năng" để đột nhập vào toàn bộ hệ thống của anh chị.

Thay bằng: Sử dụng các mật khẩu khác nhau cho mỗi tài khoản và nên sử dụng các trình quản lý mật khẩu để không phải ghi nhớ quá nhiều.

2. Không khóa máy tính khi rời khỏi bàn làm việc

Nhiều nhân viên có thói quen đứng lên đi lấy nước, đi ăn trưa hoặc họp hành mà không hề nhấn tổ hợp phím Windows + L để khóa màn hình. Trong môi trường văn phòng hoặc cửa hàng, bất kỳ ai đi ngang qua cũng có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng, thậm chí là cài cắm mã độc hoặc đánh cắp thông tin khách hàng một cách âm thầm.

Thay bằng: Hình thành phản xạ tự nhiên là luôn khóa máy tính ngay khi rời khỏi vị trí.

3. Bấm vào các đường link lạ trong Email, Zalo hoặc Facebook

Các hình thức lừa đảo (phishing) hiện nay cực kỳ tinh vi. Một tin nhắn Zalo thông báo "Bạn đã trúng thưởng" hay một email giả danh ngân hàng yêu cầu "Xác nhận tài khoản" kèm một đường link trông rất thật. Chỉ cần một cú click chuột thiếu cảnh giác, máy tính của anh chị có thể bị nhiễm mã độc ngay lập tức.

Thay bằng: Tuyệt đối không click vào link lạ. Hãy kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi và luôn xác minh lại qua một kênh liên lạc khác trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào.

4. Cắm USB lạ hoặc thiết bị ngoại vi không rõ nguồn gốc vào máy công ty

Thói quen mượn USB của người lạ hoặc dùng các loại USB nhặt được để sao chép dữ liệu là con đường ngắn nhất dẫn đến virus. Các loại USB này thường được tàng trữ sẵn mã độc tự động chạy ngay khi vừa cắm vào máy tính.

Thay bằng: Chỉ sử dụng các thiết bị lưu trữ tin cậy và đã được kiểm tra an toàn.

5. Lười cập nhật Windows và các phần mềm ứng dụng

Nhiều người thấy thông báo "Update Windows" hiện lên thường nhấn "Remind me later" (Nhắc tôi sau) vì sợ mất thời gian hoặc sợ máy đang chạy bị gián đoạn. Tuy nhiên, các bản cập nhật này thường chứa các bản vá lỗi bảo mật cực kỳ quan trọng để ngăn chặn các lỗ hổng mà hacker đang khai thác.

Thay bằng: Thiết lập chế độ tự động cập nhật vào khung giờ không làm việc để đảm bảo máy luôn được bảo vệ.

6. Tắt tường lửa hoặc phần mềm diệt virus để máy chạy "nhanh hơn"

Có một quan niệm sai lầm là phần mềm diệt virus sẽ làm máy tính chạy chậm và giật lag. Vì muốn máy mượt hơn, nhiều người đã chủ động tắt đi. Điều này chẳng khác nào anh chị mở toang cửa nhà giữa đêm khuya và hy vọng trộm không vào.

Thay bằng: Luôn duy trì tường lửa và phần mềm diệt virus hoạt động ổn định. Nếu máy chậm, hãy tìm nguyên nhân khác thay vì tắt đi lớp bảo vệ cuối cùng.

7. Ghi mật khẩu ra giấy dán ngay màn hình máy tính

Đây là một thói quen cực kỳ thiếu chuyên nghiệp và mất an toàn. Bất kỳ ai, từ nhân viên mới, nhân viên giao hàng đến khách hàng ghé thăm, đều có thể nhìn thấy mật khẩu của anh chị. Một hành động tưởng chừng như tiện lợi nhưng lại là kẽ hở chết người.

Thay bằng: Sử dụng các công cụ quản lý mật khẩu số hoặc các phương thức bảo mật sinh trắc học.

8. Sử dụng Wi-Fi công cộng không mã hóa để giao dịch tài chính

Khi ngồi ở quán cà phê, việc dùng Wi-Fi miễn phí để đăng nhập vào tài khoản ngân hàng hay quản lý doanh nghiệp là cực kỳ rủi ro. Hacker có thể thiết lập một trạm Wi-Fi giả mạo hoặc dùng kỹ thuật "nghe lén" để đánh cắp toàn bộ thông tin anh chị đang truyền tải trên mạng.

Thay bằng: Sử dụng mạng 4G/5G cá nhân hoặc sử dụng VPN (mạng riêng ảo) khi phải làm việc từ xa.

9. Nhân viên dùng máy tính công ty để làm việc cá nhân, tải phần mềm lậu

Việc nhân viên tranh thủ tải phim, chơi game hoặc cài đặt các phần mềm "crack" (phần mềm bẻ khóa) vào máy tính công ty là một rủi ro cực lớn. Các bản crack thường đi kèm với mã độc, trojan, biến máy tính công ty thành một phần của mạng lưới máy tính ma (botnet).

Thay bằng: Quy định rõ ràng về việc sử dụng thiết bị công ty và tách biệt máy tính làm việc với nhu cầu giải trí cá nhân.

10. Không thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ

Đây là lỗi sai mang tính "tận diệt". Nếu một ngày máy tính bị hỏng ổ cứng hoặc bị mã hóa dữ liệu đòi tiền chuộc, nếu không có bản dự phòng, toàn bộ công sức kinh doanh của anh chị sẽ tan thành mây khói. Việc sao lưu dữ liệu không chỉ là việc lưu trữ, mà là bảo hiểm cho sự sống còn của doanh nghiệp.

Thay bằng: Áp dụng nguyên tắc sao lưu 3-2-1 (3 bản sao, 2 loại phương tiện lưu trữ khác nhau, 1 bản lưu trữ ở nơi khác/cloud).

Biến 10 thói quen xấu thành quy tắc bảo mật cho cả đội ngũ

Để bảo vệ doanh nghiệp, anh chị không thể làm một mình. Bảo mật phải là văn hóa của cả tập thể. Hãy bắt đầu bằng những bước đơn giản sau:

• Xây dựng bảng nội quy IT ngắn gọn: Đừng viết quá dài dòng, hãy tập trung vào những điều cấm kỵ như không click link lạ, không dùng USB lạ, không ghi mật khẩu ra giấy.
• Tổ chức các buổi hướng dẫn ngắn: Định kỳ 3-6 tháng một lần, hãy nhắc nhở nhân viên về các chiêu trò lừa đảo mới nhất. Một nhân viên có nhận thức tốt chính là "tường lửa" con người hiệu quả nhất.
• Kiểm tra định kỳ: Thỉnh thoảng hãy kiểm tra xem nhân viên có tuân thủ việc khóa máy khi rời bàn hay không, hoặc kiểm tra xem các bản cập nhật phần mềm đã được thực hiện chưa.
• Thay đổi mật khẩu định kỳ: Khuyến khích đội ngũ thay đổi mật khẩu các tài khoản quan trọng sau mỗi 3-6 tháng.

Khi nào doanh nghiệp cần nhờ đến chuyên gia IT?

Dù đã rất cố gắng, nhưng đôi khi những sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát. Nếu anh chị nhận thấy các dấu hiệu sau, đừng chần chừ mà hãy tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp:

• Máy tính của nhân viên chạy chậm bất thường, thường xuyên bị treo hoặc xuất hiện các cửa sổ quảng cáo lạ.
• Có dấu hiệu mất dữ liệu, file bị đổi tên hoặc không thể mở được.
• Anh chị nghi ngờ mình hoặc nhân viên vừa lỡ bấm vào một đường link lạ hoặc cắm USB lạ.
• Doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, an toàn ngay từ đầu để bảo mật dữ liệu khách hàng và tài sản công ty.
• Anh chị cần một giải pháp an ninh mạng cho doanh nghiệp nhỏ một cách bài bản nhưng với chi phí tối ưu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Mật khẩu thế nào là đủ mạnh?

Một mật khẩu mạnh nên có ít nhất 12 ký tự, bao gồm sự kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, chữ số và các ký tự đặc biệt (như @, #, $, !). Tránh sử dụng các thông tin cá nhân như ngày sinh, tên con cái hay tên công ty.

Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm diệt virus trả phí không?

Mặc dù các phần mềm miễn phí có thể hỗ trợ ở mức cơ bản, nhưng với các doanh nghiệp, việc đầu tư vào phần mềm diệt virus trả phí là cực kỳ cần thiết. Các phiên bản trả phí cung cấp khả năng bảo vệ thời gian thực, ngăn chặn mã độc tống tiền và có tính năng quản lý tập trung cho nhiều máy tính cùng lúc.

Máy đã bị nhiễm virus/phishing thì phải làm gì đầu tiên?

Việc đầu tiên và quan trọng nhất là: Ngắt kết nối Internet (rút dây mạng hoặc tắt Wi-Fi) ngay lập tức để ngăn chặn virus lây lan sang các máy khác trong mạng nội bộ hoặc gửi dữ liệu ra bên ngoài. Sau đó, hãy thông báo cho bộ phận IT hoặc chuyên gia để tiến hành quét và xử lý.