Phần mềm hóa đơn điện tử giá bao nhiêu 2026? Bảng giá & cách chọn

"Phần mềm hóa đơn điện tử giá bao nhiêu?" — đây là câu hỏi em nhận được nhiều nhất khi tư vấn cho hộ kinh doanh tại Tây Ninh chuyển sang hóa đơn điện tử. Giá niêm yết trên website nhà cung cấp thường chỉ là một phần: còn phí khởi tạo, chữ ký số, mẫu hóa đơn… khiến con số thực tế cao hơn nhiều so với quảng cáo "chỉ từ 300 đồng/hóa đơn".

Bài viết này tổng hợp bảng giá tham khảo 09/2026 của 4 nhà cung cấp lớn nhất tại Việt Nam — Viettel, MISA, VNPT, BKAV — kèm các khoản phí đi kèm để anh chị tính được chi phí thực tế theo năm của cửa hàng mình. Nếu chưa rõ hóa đơn điện tử là gì và quy định hiện hành, đọc trước bài Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cho hộ kinh doanh nhé.

Vì sao phải tính tổng chi phí, không chỉ giá phần mềm?

Chi phí dùng hóa đơn điện tử một năm gồm 3 lớp:

• Phí dịch vụ phần mềm: tính theo gói số lượng hóa đơn, từ khoảng 143.000đ – 500.000đ/năm cho hộ kinh doanh nhỏ.
• Chữ ký số: bắt buộc khi ký hóa đơn (trừ trường hợp được dùng chữ ký số từ xa theo quy định). Giá USB token khoảng 1 – 2 triệu đồng/năm tùy nhà cung cấp.
• Chi phí một lần: phí khởi tạo, thiết kế mẫu hóa đơn, hỗ trợ đăng ký với cơ quan thuế — có nơi miễn phí, có nơi tới 2 triệu đồng.

Kể từ 01/07/2026, khung pháp lý về hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 123/2020). Quy định về số hóa đơn, ký hiệu, mẫu có một số điểm mới nên khi mua gói mới, anh chị nên nhờ nhà cung cấp cam kết hỗ trợ cập nhật theo văn bản mới mà không tính thêm phí.

Giá phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-invoice) 2026

Viettel S-invoice là lựa chọn phổ biến nhờ hạ tầng nhà mạng ổn định, hỗ trợ xuất hóa đơn từ máy tính tiền và app điện thoại. Bảng giá dưới đây theo gói số lượng hóa đơn/năm (giá đại lý tham khảo, chưa gồm VAT, có thể chênh 5-10% theo khuyến mãi):

Giá tham khảo 09/2026 từ các đại lý ủy quyền; con số cụ thể thay đổi theo chương trình khuyến mãi của Viettel và từng đại lý — hãy yêu cầu báo giá chính thức trước khi ký hợp đồng.

Giá phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

MISA meInvoice quen thuộc với dân kế toán nhờ hệ sinh thái MISA SME.NET / AMIS Kế toán. Giá tính theo số hóa đơn, chỉ từ 300đ/hóa đơn — mua gói trước, dùng dần, số hóa đơn còn lại được chuyển sang năm tài chính sau nên không sợ lãng phí.

• Không giới hạn số người dùng trong doanh nghiệp.
• Lưu trữ, tra cứu hóa đơn miễn phí 10 năm theo quy định.
• Miễn phí hỗ trợ đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; miễn phí tư vấn triển khai.
• Thiết lập mẫu hóa đơn: miễn phí với mẫu có sẵn; 2.000.000đ nếu đổi vị trí trường; thêm trường mới tính theo thỏa thuận.
• Tích hợp miễn phí với MISA SME.NET và AMIS Kế toán — phù hợp nếu đơn vị đang dùng phần mềm kế toán MISA (xem thêm hướng dẫn chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ).

Ví dụ: hộ kinh doanh xuất ~50 hóa đơn/tháng (600 hóa đơn/năm) với MISA tốn khoảng 180.000đ/năm tiền phần mềm — mức rất cạnh tranh. Lưu ý: trang báo giá của MISA ghi hiệu lực từ lâu nên trước khi mua hãy xác nhận lại tại store.misa.vn.

Giá phần mềm hóa đơn điện tử VNPT

VNPT eInvoice có lợi thế mạng lưới phủ toàn quốc, phù hợp hộ kinh doanh ở tỉnh. Giá theo hai dạng: gói trọn số hóa đơn hoặc đơn giá theo hóa đơn. Bảng dưới là gói trọn (giá đại lý tham khảo, đã gồm VAT 8%):

Một số đại lý niêm yết theo đơn giá: ~1.000đ/hóa đơn với gói 200–300 hóa đơn, giảm dần còn 300đ/hóa đơn với gói lớn (HD_Max). Số hóa đơn chưa dùng hết được chuyển sang năm sau; cước lưu trữ 10 năm đã nằm trong gói.

• Phí khởi tạo một lần: 1.000.000đ (nhập tay) – 2.000.000đ (đặt in + tool kết xuất).
• Thiết kế mẫu hóa đơn: 1.000.000đ (đổi trường có sẵn) – 2.000.000đ (mẫu đặc thù).
• Chữ ký số VNPT: USB token 1.823.000đ/năm (chứng thư 1.273.000đ + token 550.000đ) hoặc HSM 5.000.000đ/12 tháng.

Giá phần mềm hóa đơn điện tử BKAV eHoadon

BKAV eHoadon nhấn mạnh bảo mật và chống giả mạo hóa đơn. Bảng giá chính thức trên bkav.com (đã gồm VAT 8%):

Gói nhỏ nhất 183.600đ/100 hóa đơn — mức khởi điểm dễ chịu cho hộ kinh doanh mới. Đi kèm: miễn phí 5 mẫu hóa đơn (mẫu riêng 500.000đ/mẫu), không giới hạn thời gian sử dụng gói, lưu trữ 10 năm; chữ ký số HSM BKAV 844.560đ/12 tháng; phí khởi tạo có thể có (~490.000đ theo một số đại lý) — hỏi rõ khi báo giá.

So sánh nhanh và các lựa chọn khác

Ngoài 4 nhà cung cấp trên: FPT.eInvoice bán bản quyền vĩnh viễn theo hệ thống, hướng doanh nghiệp vừa/lớn tích hợp ERP — không phù hợp hộ kinh doanh nhỏ; Sapo Invoice và KiotViet bán kèm theo gói phần mềm bán hàng/POS chứ không bán lẻ dịch vụ hóa đơn đơn lẻ (xem thêm phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ nếu cần giải pháp trọn gói quản lý + xuất hóa đơn).

Những khoản phí hay bị bỏ sót khi tính chi phí hóa đơn điện tử

• Chữ ký số: khoản tốn nhất. USB token 1 – 2 triệu đồng/năm; HSM (ký số tập trung, không cần cắm USB) 800.000đ – 5.000.000đ/năm tùy nhà cung cấp. Nếu dùng dịch vụ ký số từ xa của MISA eSign có thể chỉ ~220.000đ/người/năm.
• Phí khởi tạo: 0đ (MISA, BKAV một số gói) – 2.000.000đ (VNPT đặt in).
• Mẫu hóa đơn: miễn phí 5 mẫu đầu (BKAV) hoặc tính 500.000đ – 2.000.000đ/mẫu thiết kế riêng.
• Chênh lệch đại lý: cùng gói Viettel/VNPT, giá đại lý có thể chênh 5–15% do khuyến mãi — nên hỏi 2–3 đại lý trước khi quyết định.

Khoản cuối cùng vẫn hay bị bỏ khỏi bảng chi phí: chỗ giữ file hóa đơn và sổ sách của chính mình. MISA, BKAV hay VNPT đều ghi “lưu trữ 10 năm” trong gói, nhưng kho lưu đó nằm trong hệ thống của nhà cung cấp và đi theo tài khoản đang trả tiền — đúng lúc anh chị đổi nhà cung cấp (chính bài này khuyên hỏi rõ “phí hỗ trợ khi chuyển đổi từ nhà cung cấp cũ”), hóa đơn các năm trước vẫn nằm bên tài khoản cũ. Trong khi đó chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm và cơ quan thuế có thể hỏi lại bất kỳ năm nào. Thực tế phần lớn hộ kinh doanh đang để file hóa đơn, bảng kê, sổ doanh thu–chi phí trong tin nhắn với chính mình trên Zalo, trong album ảnh điện thoại hoặc một thư mục trên máy tính ở cửa hàng — hỏng ổ cứng, mất điện thoại hay cài lại Windows là mất sạch, mà file hóa đơn gốc thì không xin lại nhanh được. AOMEI Backupper giải đúng phần đó: đặt lịch sao lưu tự động thay vì chép tay vài hôm rồi bỏ, giữ nhiều phiên bản theo ngày để lấy lại được bản trước khi bị sửa hoặc ghi đè, và bản sao nằm tách khỏi máy đang chạy. Hai điều nên kiểm trước khi mua: bản sao phải ra ổ cứng hoặc nơi KHÁC với máy gốc (sao lưu cùng một máy thì hỏng ổ là mất cả hai), và mỗi quý nên thử khôi phục một tệp thật để biết bản sao còn dùng được.

Một cách rẻ để tự giữ bản sao độc lập với nhà cung cấp hóa đơn là đồng bộ thư mục chứng từ lên dịch vụ lưu trữ riêng. pCloud phù hợp cho việc này: gói 500 GB giá 49,99 USD/năm (niêm yết 59,88 USD), 2 TB 99,99 USD/năm, 10 TB 299,99 USD/năm, không phí thiết lập, mã hoá 256-bit AES, giữ phiên bản cũ để khôi phục trong 30 ngày và hoàn tiền trong 14 ngày — dữ liệu nằm ở tài khoản của anh chị, không phụ thuộc tài khoản phần mềm hóa đơn (kiểm tra ngày 24/09/2026). (liên kết tiếp thị — bạn không phải trả thêm chi phí)

Tiết lộ: bài viết có chứa liên kết tiếp thị (affiliate) — nếu bạn mua qua đó, chúng tôi có thể nhận hoa hồng mà bạn không phải trả thêm chi phí.

Kinh nghiệm chọn gói cho hộ kinh doanh tại Tây Ninh

Với hộ kinh doanh, quán ăn, shop tại Tây Ninh, cách chọn gói đơn giản nhất: đếm số hóa đơn xuất trung bình một tháng, nhân 12 rồi cộng thêm ~20% dự phòng. Ví dụ xuất 20 hóa đơn/tháng → ~300 hóa đơn/năm → chọn gói 300 hóa đơn (~150.000 – 430.000đ/năm tùy nhà cung cấp).

• Năm đầu chưa ước lượng được, chọn gói nhỏ hoặc nhà cung cấp cho phép chuyển số hóa đơn thừa sang năm sau (MISA, VNPT làm được việc này).
• Ưu tiên nhà cung cấp có app điện thoại và chế độ xuất hóa đơn khi mất mạng — đặc thù mất điện/mất sóng ở vùng ven Tây Ninh.
• Hỏi rõ: giá đã gồm VAT chưa, đã gồm chữ ký số chưa, phí hỗ trợ khi chuyển đổi từ nhà cung cấp cũ.
• Nên chọn giải pháp đồng bộ giữa phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử để khỏi nhập liệu hai lần — bài toán quen thuộc với chủ shop đang chuyển đổi số (xem lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ).

5 sai lầm hay gặp khi chốt giá phần mềm hóa đơn điện tử

Phần lớn hộ kinh doanh chỉ nhìn con số gói rẻ nhất rồi quyết, để rồi năm đầu trả ít nhưng tổng chi phí lại cao hơn dự tính. Dưới đây là những sai lầm hay gặp nhất khi chốt giá.

Chỉ so giá gói phần mềm mà quên chữ ký số

Chữ ký số là khoản bắt buộc và thường đắt hơn cả tiền phần mềm. Một gói 150.000đ/năm nghe rất rẻ, nhưng cộng USB token 1–2 triệu đồng/năm thì tổng chi phí năm đầu đã cao hơn hẳn con số ban đầu. Khi so sánh, luôn cộng cả chữ ký số vào cùng một dòng.

Chọn gói theo giá mà không ước số hóa đơn

Gói 100 hóa đơn chỉ hợp với hộ xuất vài hóa đơn mỗi tháng. Nếu cửa hàng bán đều mỗi ngày, số hóa đơn vượt gói giữa năm sẽ phải mua thêm với giá lẻ, thường cao hơn giá gói. Cách an toàn là ước số hóa đơn một tháng nhân 12 rồi cộng thêm 20% dự phòng.

Không hỏi giá niêm yết đã gồm VAT chưa

Một số bảng giá đã gồm VAT 8%, nhiều bảng giá khác thì chưa. Chênh lệch nhỏ trên một hóa đơn, nhưng khi nhân với cả năm và nhiều dịch vụ đi kèm thì thành khoản đáng kể. Chỉ cần hỏi đúng một câu trước khi ký.

Bỏ qua điều khoản chuyển số hóa đơn thừa sang năm sau

Đây là điều khoản quyết định giữa hai gói có giá gần nhau. Nhà cung cấp cho chuyển số còn lại sang năm sau thì gói mua dư không mất tiền; nhà cung cấp không cho chuyển thì phần dư coi như bỏ. Đọc kỹ hoặc yêu cầu ghi rõ vào hợp đồng.

Ký nhiều năm để lấy giá rẻ khi chưa biết nhu cầu

Hộ mới mở chưa chắc giữ được số hóa đơn như dự tính. Cam kết nhiều năm giúp giá mỗi năm thấp hơn, nhưng nếu nhu cầu giảm hoặc đổi nhà cung cấp thì phần đã trả khó lấy lại. Năm đầu nên chọn gói ngắn hạn rồi mới cân nhắc.

Với hộ vừa bán tại cửa hàng vừa bán online, nên xem thêm phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại để đơn hàng và hóa đơn khớp nhau, cùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí để giữ lịch sử mua và xuất lại hóa đơn cho khách quen.

Câu hỏi thường gặp về giá phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử giá bao nhiêu năm 2026?

Gói nhỏ nhất khoảng 143.000đ/100 hóa đơn (Viettel, chưa VAT), 183.600đ/100 hóa đơn (BKAV, gồm VAT), 421.200đ/300 hóa đơn (VNPT, gồm VAT), hoặc tính theo hóa đơn từ 300đ/hóa đơn (MISA). Hộ kinh doanh nhỏ thường trả 150.000 – 500.000đ/năm tiền phần mềm, chưa gồm chữ ký số.

Hộ kinh doanh mới nên mua gói bao nhiêu hóa đơn?

Ước lượng số hóa đơn một tháng nhân 12 cộng 20% dự phòng. Năm đầu chưa chắc chắn thì chọn gói 100–300 hóa đơn và ưu tiên nhà cung cấp cho chuyển số hóa đơn thừa sang năm sau (MISA, VNPT).

Ngoài giá phần mềm còn chi phí bắt buộc nào?

Chữ ký số là khoản bắt buộc và đắt nhất: USB token khoảng 1–2 triệu đồng/năm, HSM tùy nhà cung cấp (844.560đ – 5.000.000đ/năm), ký số từ xa MISA eSign khoảng 220.000đ/người/năm. Thêm phí khởi tạo (0–2 triệu) và mẫu hóa đơn (0–2 triệu/mẫu) nếu có.

Giá niêm yết đã gồm VAT chưa?

Không thống nhất giữa các nhà cung cấp: BKAV và bảng giá đại lý VNPT ghi rõ đã gồm VAT 8%, trong khi nhiều bảng giá Viettel/MISA chưa gồm. Luôn hỏi câu giá này đã gồm VAT chưa trước khi ký hợp đồng.

Mua gói hóa đơn dùng không hết có bị mất tiền không?

Tùy nhà cung cấp: MISA và VNPT cho phép chuyển số hóa đơn còn lại sang năm sau; một số gói Viettel theo đại lý có điều khoản riêng. Đọc kỹ hoặc yêu cầu ghi rõ điều khoản này vào hợp đồng.

Có nên chọn gói hóa đơn theo giá rẻ nhất không?

Không nên so riêng giá gói. Gói rẻ nhất thường chỉ đủ vài hóa đơn một tháng, chưa gồm chữ ký số và có thể không cho chuyển số hóa đơn thừa. Cách đúng là cộng giá gói với chữ ký số, ước số hóa đơn cả năm rồi mới so tổng.

Bao lâu nên xem lại gói hóa đơn điện tử đã mua?

Nên xem lại mỗi năm một lần, tốt nhất trước kỳ gia hạn. Đối chiếu số hóa đơn thực dùng với số đã mua: nếu dùng gần hết gói thì cân nhắc nâng, nếu còn dư nhiều thì giữ nguyên hoặc chọn gói nhỏ hơn cho năm sau.