Cách sử dụng Google Forms tạo biểu mẫu khảo sát (2026)
Rất nhiều việc trong công việc hằng ngày cần thu thập thông tin từ người khác: danh sách đăng ký tham dự, phiếu khảo sát khách hàng, đơn xin nghỉ phép, hay đơn đặt hàng đơn giản. Cách làm quen thuộc là nhắn tin hỏi từng người rồi tự tay tổng hợp lại vào một tệp, nhưng cách đó vừa mất thời gian vừa dễ sót. Google Forms giải quyết đúng bài toán này: bạn dựng biểu mẫu một lần, gửi đường dẫn cho mọi người, và câu trả lời tự động gom về một chỗ.
Bài viết này đi theo trình tự thực tế: tạo biểu mẫu đúng cách ngay từ đầu, chọn loại câu hỏi phù hợp với từng mục đích, bật những cài đặt quan trọng trước khi gửi, chia sẻ để thu phản hồi, rồi đọc và xử lý kết quả. Hai phần cuối là mẹo thiết kế để người khác chịu bỏ thời gian trả lời và bộ quy tắc giữ biểu mẫu gọn gàng để dùng lại nhiều lần. Mọi thao tác đều làm được trên trình duyệt máy tính hoặc ứng dụng trên điện thoại, không cần cài thêm phần mềm nào.
Bài viết có thể chứa liên kết tiếp thị. Nếu bạn mua qua liên kết này, Tân IT365 có thể nhận hoa hồng nhỏ mà không làm tăng giá bạn trả và không ảnh hưởng đến nội dung tư vấn.
1. Tạo biểu mẫu đầu tiên đúng cách ngay từ đầu
Bạn bắt đầu bằng cách mở trang biểu mẫu của Google rồi chọn tạo biểu mẫu trống, hoặc vào Google Drive chọn mục tạo mới và chọn Biểu mẫu. Ngay khi trang soạn thảo mở ra, việc đầu tiên nên làm là đặt tên cho tệp ở góc trên bên trái. Tên tệp là thứ bạn nhìn thấy trong Drive khi cần tìm lại, nên hãy đặt theo việc thật, ví dụ \"Khảo sát mức độ hài lòng khách hàng tháng 10\" thay vì để nguyên dòng chữ mặc định mà Google tự sinh ra.
Phần tiêu đề và mô tả hiển thị cho người trả lời lại là chuyện khác với tên tệp. Tiêu đề nên ngắn gọn, nói rõ người ta đang điền cái gì; phần mô tả bên dưới dùng để giải thích mục đích, thời gian cần bỏ ra và hạn chót nếu có. Một câu mô tả tử tế như \"Phiếu này gồm bảy câu, mất khoảng hai phút, xin trả lời trước thứ Sáu\" giúp tỉ lệ người bỏ dở giảm hẳn so với một biểu mẫu trống không lời giới thiệu.
Sau khi đã có tiêu đề, bạn bắt đầu thêm câu hỏi. Nút thêm câu hỏi nằm ở thanh công cụ bên phải, mỗi lần bấm sẽ sinh ra một khung câu hỏi mới. Bạn gõ nội dung câu hỏi vào ô phía trên và chọn kiểu trả lời ở ô phía dưới. Thứ tự các câu có thể kéo thả để đổi chỗ, và nên sắp theo mạch tự nhiên: hỏi thông tin cơ bản trước, hỏi ý kiến đánh giá sau, để người trả lời không bị hụt hơi ngay từ câu đầu.
Trước khi gửi cho bất kỳ ai, hãy bấm nút xem trước để mở biểu mẫu đúng như người trả lời sẽ thấy. Kiểm tra trên cả máy tính lẫn điện thoại, vì biểu mẫu hiển thị khác nhau đôi chút giữa hai màn hình. Đây là bước tốn chưa tới một phút nhưng cứu bạn khỏi cảnh gửi đi rồi mới phát hiện câu hỏi bị lỗi chính tả hoặc thiếu lựa chọn, khi đó đã có người điền xong và bạn phải xin lỗi từng người.
2. Chọn loại câu hỏi phù hợp với từng mục đích
Loại câu hỏi phổ biến nhất là trắc nghiệm, tức là danh sách lựa chọn mà người trả lời chỉ được chọn một. Kiểu này phù hợp khi số lựa chọn ít và bạn cần thống kê rõ ràng, ví dụ giới tính, nhóm tuổi, hay mức độ hài lòng theo bốn nấc. Vì mỗi người chỉ chọn một đáp án, kết quả trả về dễ đếm và dễ vẽ biểu đồ, nên đây thường là lựa chọn mặc định cho các câu hỏi phân loại.
Khi người trả lời có thể chọn nhiều đáp án cùng lúc, bạn dùng kiểu hộp kiểm. Ví dụ câu \"Bạn quan tâm tới những dịch vụ nào?\" thì một người có thể vừa quan tâm bảo trì máy tính, vừa quan tâm lắp mạng. Điểm cần lưu ý là kết quả của kiểu này không cộng lại thành tổng số người, vì một người có thể được tính ở nhiều dòng, nên khi đọc biểu đồ bạn phải hiểu đúng bản chất con số.
Với những thông tin không thể liệt kê sẵn, bạn dùng kiểu trả lời ngắn cho một dòng và kiểu đoạn văn cho nhiều dòng. Câu hỏi kiểu này hợp với việc thu góp ý, mô tả sự cố, hay đề xuất cải tiến. Nhược điểm là bạn phải đọc và phân loại bằng tay, nên đừng lạm dụng: chỉ để một tới hai câu mở trong một biểu mẫu, còn lại vẫn nên là lựa chọn sẵn để việc tổng hợp nhẹ nhàng hơn.
Ngoài bốn kiểu trên, Google Forms còn có vài kiểu chuyên biệt đáng dùng. Danh sách thả xuống giúp tiết kiệm chỗ khi có nhiều lựa chọn như danh mục sản phẩm hay tỉnh thành. Thang tuyến tính phù hợp để đo mức độ từ thấp tới cao theo một dãy điểm. Kiểu lưới dùng khi cần đánh giá nhiều tiêu chí trên cùng một thang điểm, ví dụ chấm điểm vệ sinh, thái độ và tốc độ phục vụ. Cuối cùng, kiểu ngày và giờ giúp thu thập mốc thời gian mà không sợ người trả lời gõ sai định dạng.
3. Bốn cài đặt quan trọng nên bật trước khi gửi
Cài đặt đầu tiên là bắt buộc trả lời, hiển thị dưới dạng nút gạt ở góc dưới mỗi câu hỏi. Khi bật, người trả lời không thể gửi phiếu nếu bỏ trống câu đó. Tuy nhiên đừng bật cho mọi câu, vì mỗi câu bắt buộc là thêm một rào cản khiến người ta ngại điền. Chỉ nên bật cho những câu thật sự cần, ví dụ họ tên và số điện thoại liên hệ, còn các câu khảo sát mang tính tham khảo thì nên để tự do.
Cài đặt thứ hai là giới hạn mỗi người chỉ trả lời một lần. Khi bật, Google sẽ yêu cầu người trả lời đăng nhập tài khoản để nhận diện, nhờ đó một người không thể bình chọn nhiều lượt. Kiểu cài đặt này rất hợp với bình chọn nội bộ, đăng ký tham dự có giới hạn chỗ, hoặc khảo sát cần kết quả công bằng. Điều cần cân nhắc là người trả lời bắt buộc phải có tài khoản Google, nên nếu đối tượng là khách hàng ngoài thì có thể khiến một số người bỏ qua.
Cài đặt thứ ba là xáo trộn thứ tự các lựa chọn và thứ tự câu hỏi. Với biểu mẫu mang tính kiểm tra kiến thức, việc xáo trộn giúp hạn chế tình trạng nhìn bài nhau. Với khảo sát thông thường, xáo trộn cũng giúp giảm thiên lệch, bởi người ta có xu hướng bấm vào lựa chọn nằm ở vị trí đầu. Bạn có thể bật riêng cho từng câu hoặc cho cả biểu mẫu tùy nhu cầu.
Cài đặt thứ tư là các tùy chọn hiển thị và thông báo, nằm trong phần cài đặt chung của biểu mẫu. Bạn có thể bật thanh tiến độ để người trả lời biết mình đang ở đâu trong cả phiếu, bật thông báo qua email mỗi khi có câu trả lời mới, và cho phép người trả lời xem lại hoặc sửa câu trả lời sau khi đã gửi. Với biểu mẫu dài, thanh tiến độ là chi tiết nhỏ nhưng giúp người điền không cảm thấy mơ hồ về việc còn phải trả lời bao nhiêu.
4. Chia sẻ biểu mẫu và thu câu trả lời
Khi biểu mẫu đã xong, bạn bấm nút gửi ở góc trên bên phải để mở hộp thoại chia sẻ. Hộp thoại này cho ba cách chính: lấy đường dẫn, gửi qua email, hoặc lấy mã nhúng để gắn vào trang web. Với hầu hết trường hợp, cách gọn nhất là lấy đường dẫn rồi dán vào nhóm chat, bài đăng, hoặc tin nhắn gửi riêng cho từng người. Đường dẫn này có thể rút ngắn lại để nhìn gọn hơn khi dán vào nơi khác.
Một chi tiết dễ bị bỏ qua là tùy chọn đối tượng được phép trả lời. Nếu để chế độ chỉ người trong tổ chức, người ngoài sẽ không mở được biểu mẫu dù có đường dẫn. Với biểu mẫu dành cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, bạn phải đổi sang chế độ cho phép mọi người có đường dẫn đều trả lời được. Trước khi gửi hàng loạt, hãy thử mở đường dẫn bằng một cửa sổ ẩn danh để chắc chắn người ngoài vào được.
Nếu bạn có trang web hoặc fanpage, cách nhúng biểu mẫu trực tiếp vào trang giúp người xem điền ngay mà không phải rời đi. Với các sự kiện tại chỗ như hội thảo hay lớp học, bạn có thể tạo mã QR từ đường dẫn rồi in ra dán ở bàn đón tiếp, người tham dự quét là điền được ngay trên điện thoại. Cách này tiết kiệm hẳn khâu phát phiếu giấy rồi thu lại và nhập liệu thủ công.
Sau khi gửi, bạn nên theo dõi số lượng phản hồi để biết có cần nhắc thêm không. Nếu sau vài ngày con số vẫn thấp, một lời nhắc ngắn gọn kèm đường dẫn thường hiệu quả hơn là chờ đợi. Với biểu mẫu có hạn chót, bạn nên nêu rõ mốc thời gian ngay trong phần mô tả và nhắc lại một lần trước khi hết hạn, để người trả lời chủ động sắp xếp thời gian điền.
5. Đọc, tổng hợp và xuất kết quả
Mọi câu trả lời được gom vào tab câu trả lời trong chính biểu mẫu. Ở chế độ tóm tắt, Google tự dựng biểu đồ cho từng câu hỏi, giúp bạn nhìn nhanh phân bố câu trả lời mà không phải tự đếm. Với câu hỏi trắc nghiệm và hộp kiểm, biểu đồ hình tròn hoặc cột hiện ra gần như tức thì; với câu trả lời tự do thì bạn phải đọc nội dung chi tiết. Đây là chế độ nên xem đầu tiên khi cần nắm bức tranh chung.
Bên cạnh tóm tắt, bạn có thể chuyển sang chế độ xem từng câu trả lời riêng lẻ. Chế độ này hữu ích khi cần đọc kỹ phần góp ý, hoặc khi cần đối chiếu một phiếu cụ thể với thông tin liên hệ đi kèm. Bạn cũng có thể xóa một câu trả lời bị lỗi hoặc trùng lặp ngay tại đây, ví dụ trường hợp một người vô tình gửi hai lần vì mạng chậm.
Với biểu mẫu có nhiều câu trả lời, cách xử lý gọn nhất là liên kết kết quả sang Google Trang tính. Khi liên kết được bật, mỗi câu trả lời mới sẽ tự động ghi thêm một dòng vào bảng tính, và bạn có thể dùng công thức để lọc, đếm, tính tổng hay vẽ biểu đồ theo cách riêng. Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn cần ghép dữ liệu từ biểu mẫu với dữ liệu có sẵn, ví dụ danh sách khách hàng cũ.
Khi cần gửi kết quả cho người khác hoặc lưu trữ lâu dài, bạn có thể tải xuống dưới dạng bảng tính hoặc tệp văn bản phân tách bằng dấu phẩy. Bản tải xuống là ảnh chụp tại thời điểm tải, không tự cập nhật thêm, nên nếu vẫn còn người trả lời thì cần tải lại sau. Với dữ liệu quan trọng, bạn nên lưu một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây để tránh mất khi thiết bị hỏng.
6. Mẹo thiết kế để người khác chịu trả lời
Nguyên tắc đầu tiên là giữ biểu mẫu ngắn. Mỗi câu hỏi thêm vào đều làm giảm tỉ lệ người điền xong, nên hãy tự hỏi mỗi câu có thật sự cần cho quyết định của mình hay không. Nếu một thông tin chỉ để tham khảo mà không dùng tới, tốt nhất là bỏ. Một biểu mẫu năm tới bảy câu thường có tỉ lệ hoàn thành cao hơn hẳn một biểu mẫu dài hai chục câu, dù thu được ít thông tin hơn.
Mẹo thứ hai là dùng phần mô tả của từng câu để giải thích lý do khi câu hỏi có vẻ riêng tư. Thay vì hỏi thẳng số điện thoại mà không nói gì, bạn thêm một dòng giải thích rằng thông tin này chỉ dùng để liên hệ xác nhận đơn, không chia sẻ cho bên nào khác. Khi người trả lời hiểu vì sao bị hỏi, họ sẵn lòng cung cấp thông tin chính xác hơn nhiều so với khi bị hỏi mà không rõ mục đích.
Mẹo thứ ba là dùng tính năng phân nhánh theo câu trả lời. Với câu hỏi dạng trắc nghiệm, bạn có thể đặt quy tắc để người chọn đáp án này thì được đưa tới một nhóm câu hỏi, chọn đáp án khác thì nhảy sang nhóm khác. Nhờ vậy mỗi người chỉ phải trả lời đúng những câu liên quan tới mình, thay vì điền qua cả loạt câu không đúng trường hợp của họ.
Cuối cùng, hãy đọc lại biểu mẫu với con mắt của người trả lời trước khi gửi. Kiểm tra lỗi chính tả, kiểm tra xem có câu hỏi nào vô tình gợi ý sẵn đáp án khiến người ta chọn theo, và kiểm tra xem các lựa chọn có bao quát hết trường hợp chưa. Một biểu mẫu được đọc lại kỹ sẽ cho dữ liệu sạch hơn, và bạn không phải mất công hỏi lại từng người vì lựa chọn thiếu.
7. Quy tắc giữ biểu mẫu gọn và dùng lại nhiều lần
Quy tắc đầu tiên là đặt tên tệp rõ ràng và gom chúng vào một thư mục riêng trong Drive. Khi số biểu mẫu tăng lên, việc tìm lại một phiếu cũ sẽ rất mất thời gian nếu tên tệp chung chung và nằm rải rác. Hãy đặt tên theo mục đích kèm mốc thời gian, và tạo sẵn một thư mục cho từng nhóm việc như khảo sát khách hàng, đăng ký nội bộ, hay thu thập đơn hàng.
Quy tắc thứ hai là tận dụng lại biểu mẫu cũ thay vì dựng mới từ đầu. Với những phiếu dùng định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, bạn chỉ cần tạo một bản sao của biểu mẫu cũ rồi xóa phần câu trả lời đã thu. Cách này giữ nguyên bố cục và các cài đặt đã chỉnh, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót so với việc làm lại từ con số không mỗi lần.
Quy tắc thứ ba là đóng biểu mẫu khi đã thu đủ. Sau khi hết hạn, bạn nên tắt tùy chọn nhận câu trả lời để không ai điền thêm vào dữ liệu đã chốt. Biểu mẫu đã xong vẫn nên giữ lại trong Drive để tra cứu về sau, nhưng không cần thiết phải để nó mở. Việc đóng đúng lúc giúp dữ liệu báo cáo của bạn không bị xáo trộn bởi những phản hồi đến muộn.
Quy tắc cuối cùng là phân quyền cho người cùng xem kết quả một cách có ý thức. Nếu đồng nghiệp chỉ cần xem số liệu tổng hợp, bạn chia sẻ bảng tính kết quả chứ không cần đưa quyền sửa biểu mẫu. Ngược lại, người phụ trách chỉnh sửa câu hỏi mới cần quyền sửa. Phân quyền vừa đủ giúp tránh việc biểu mẫu bị sửa ngoài ý muốn đúng lúc đang thu thập dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Google Forms có dùng miễn phí không?
Có, bạn dùng được miễn phí với tài khoản Google thông thường, đủ cho nhu cầu tạo biểu mẫu, thu câu trả lời, xem tóm tắt và liên kết kết quả sang bảng tính.
Biểu mẫu có giới hạn số câu trả lời không?
Với nhu cầu thông thường của hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, bạn gần như không gặp giới hạn đáng kể về số lượng câu trả lời; điều cần chú ý hơn là độ dài biểu mẫu.
Làm sao để một người không gửi câu trả lời hai lần?
Bạn bật cài đặt giới hạn mỗi người chỉ trả lời một lần; khi đó Google yêu cầu người trả lời đăng nhập tài khoản để nhận diện nên không thể điền nhiều lượt.
Kết quả lưu ở đâu và xuất ra bảng tính thế nào?
Câu trả lời nằm trong tab câu trả lời của biểu mẫu; muốn xử lý sâu hơn bạn liên kết kết quả sang Google Trang tính hoặc tải xuống dưới dạng bảng tính để lưu trữ.
Có tạo được câu hỏi phân nhánh theo câu trả lời không?
Được, với câu hỏi dạng trắc nghiệm bạn đặt quy tắc để tùy đáp án mà người trả lời được đưa tới nhóm câu hỏi tương ứng.
Bài viết liên quan
Bình luận
Chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi của bạn. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!