Google Sheet có miễn phí không và cần gì để dùng?

Google Sheet miễn phí với mọi tài khoản Google. Anh/chị chỉ cần một tài khoản Gmail, mở sheets.google.com bằng trình duyệt máy tính hoặc cài ứng dụng Google Sheet trên điện thoại. File được lưu tự động vào Google Drive nên không cần bấm nút lưu, và có thể mở lại trên bất kỳ thiết bị nào đã đăng nhập cùng tài khoản.

Nên dùng hàm nào để cộng và tính trung bình một cột?

Dùng SUM để cộng tổng, ví dụ =SUM(D2:D31), và AVERAGE để tính trung bình, ví dụ =AVERAGE(D2:D31). Dấu hai chấm có nghĩa là từ ô đầu đến ô cuối. Cả hai hàm chỉ hoạt động đúng khi vùng được chọn chỉ chứa số, không lẫn chữ hay ô trống xen giữa, nên hãy định dạng cột theo đúng loại dữ liệu trước khi nhập.

VLOOKUP báo lỗi #N/A là vì sao?

Lỗi #N/A nghĩa là hàm không tìm thấy giá trị cần tra trong vùng dữ liệu. Ba nguyên nhân thường gặp: cột đầu tiên của vùng tra cứu không chứa giá trị cần tìm, giá trị bị lệch do khoảng trắng thừa hoặc chữ hoa chữ thường khác nhau, và vùng tra cứu bị khoá cứng nên khi thêm dòng mới thì không bao gồm. Hãy kiểm tra lại cột đầu tiên và dùng Data cleanup để xoá khoảng trắng thừa.

Lọc dữ liệu có làm mất dòng không?

Không. Bộ lọc chỉ ẩn những dòng không khớp điều kiện, dữ liệu vẫn còn nguyên trong bảng và hiện lại khi anh/chị xoá bộ lọc. Vì vậy nếu thấy bảng ngắn bất thường thì nên kiểm tra xem bộ lọc còn bật hay không trước khi nhập lại dữ liệu. Khi gửi file cho người khác, hãy tắt bộ lọc hoặc ghi chú rõ đang lọc gì để tránh hiểu nhầm.

Chia sẻ Google Sheet cho nhiều người thế nào cho an toàn?

Nên cấp quyền theo từng địa chỉ email thay vì dùng liên kết công khai, và chọn đúng mức quyền: Viewer cho người chỉ cần xem, Commenter cho người cần góp ý, Editor chỉ cho người thật sự nhập liệu. Với dữ liệu khách hàng hoặc doanh thu, hãy khoá các ô chứa công thức bằng Data rồi Protect sheets and ranges, và rà lại danh sách người có quyền định kỳ vài tháng một lần.

← Quay lại Blog Thủ thuật văn phòng

Cách sử dụng Google Sheet cơ bản: hướng dẫn cho người mới bắt đầu

2026-09-20 · Tân IT365

Bảng tính Google Sheet với dữ liệu, công thức và định dạng có điều kiện

Google Sheet là bảng tính chạy trên trình duyệt, miễn phí với mọi tài khoản Google. Điểm khác biệt lớn nhất so với phần mềm cài trên máy là nhiều người cùng sửa được một file, thấy thay đổi của nhau ngay lập tức — rất hợp với việc chấm công, ghi đơn hàng, theo dõi thu chi hay lên kế hoạch nhóm.

Bài viết này đi từ con số không: mở bảng tính đầu tiên, nhập dữ liệu đúng cách để về sau không phải làm lại, năm hàm cơ bản dùng nhiều nhất, cách sắp xếp và lọc dữ liệu, định dạng có điều kiện để bảng tự cảnh báo, và cách chia sẻ mà không làm lộ dữ liệu.

Minh bạch: bài viết có chứa liên kết tiếp thị. Nếu anh/chị mua dịch vụ qua các liên kết này, Tân IT365 có thể nhận một khoản hoa hồng nhỏ. Khoản này không làm tăng giá anh/chị phải trả và không chi phối nội dung hướng dẫn.

1. Google Sheet là gì và khi nào nên dùng thay Excel

Về bản chất, Google Sheet và Excel làm cùng một việc: lưu dữ liệu theo hàng và cột rồi tính toán trên đó. Khác nhau ở chỗ Sheet nằm trên mạng: mở bằng trình duyệt hoặc ứng dụng điện thoại, lưu tự động sau mỗi lần sửa, và nhiều người làm chung một file cùng lúc.

Tình huống	Nên dùng	Vì sao
Nhiều người cùng ghi chung một bảng (chấm công, đơn hàng, danh sách khách)	Google Sheet	Sửa cùng lúc, không phải gửi qua lại, không lo bản nào là bản mới nhất
Cần xem trên điện thoại, máy tính, máy khác đều giống nhau	Google Sheet	Dữ liệu nằm trên mạng, mở ở đâu cũng thấy đúng bản hiện tại
Bảng vài chục nghìn dòng, nhiều công thức nặng, có macro	Excel	Phần mềm cài trên máy tính nhanh hơn và xử lý bảng lớn tốt hơn
Dữ liệu nhạy cảm, không được đưa lên mạng	Excel (file trên máy)	Không phụ thuộc đường truyền và tài khoản Google

Với hộ kinh doanh nhỏ và công việc văn phòng thường ngày, Google Sheet gần như luôn là lựa chọn hợp lý hơn vì nó giải quyết đúng vấn đề khó nhất: nhiều người cùng cập nhật một bảng số liệu. Chỉ cần một tài khoản Google là dùng được, không phải cài đặt gì.

2. Tạo bảng tính đầu tiên và nhập liệu đúng cách

Mở sheets.google.com bằng trình duyệt, đăng nhập tài khoản Google rồi bấm vào dấu cộng Blank spreadsheet (Bảng tính trống). File mới sẽ được lưu tự động vào Google Drive của anh/chị.

Việc đầu tiên nên làm không phải là gõ dữ liệu, mà là đặt tên và tạo hàng tiêu đề:

Đổi tên file ở góc trên bên trái, ví dụ Bang cham cong thang 9. Tên file giúp tìm lại sau này; tên kiểu "Untitled spreadsheet" sẽ lẫn với hàng chục file khác.
Đặt tên trang tính ở thanh dưới cùng (mặc định là Sheet1) thành nội dung thật: Cham cong, Danh sach, Tong hop.
Gõ hàng tiêu đề ở dòng 1 — mỗi cột một thông tin, và chỉ một thông tin. Ví dụ: Ngày, Họ tên, Ca làm, Số giờ, Ghi chú.
In đậm hàng tiêu đề và cố định nó: chọn dòng 1, bấm View → Freeze → 1 row (Xem → Cố định → 1 dòng). Khi cuộn xuống vài trăm dòng, anh/chị vẫn thấy tên cột.

Bốn nguyên tắc nhập liệu dưới đây nghe nhỏ nhưng quyết định bảng tính có dùng được lâu dài hay không:

Một dòng là một bản ghi, một cột là một thông tin. Đừng gộp "Nguyễn Văn A – ca sáng" vào một ô; hãy tách thành cột Họ tên và cột Ca làm.
Đừng để dòng trống xen giữa dữ liệu. Dòng trống làm công thức và bộ lọc dừng lại giữa đường, gây kết quả thiếu mà rất khó phát hiện.
Thống nhất cách viết. Nếu ghi ngày theo dd/mm/yyyy thì ghi như vậy ở mọi dòng; đừng lẫn 1/9/2026 với 01-09-2026. Cùng một cách gõ cho tiền, mã hàng, tên đơn vị.
Định dạng cột theo loại dữ liệu. Chọn cột ngày rồi vào Format → Number → Date, chọn cột tiền rồi Number → Currency. Làm sớm thì công thức tính đúng ngay từ đầu.

Một lưu ý về số điện thoại và mã số có số 0 ở đầu: Google Sheet có thể tự hiểu đó là số và cắt mất số 0. Cách xử lý là định dạng cột đó thành Plain text trước khi gõ, hoặc gõ dấu nháy đơn ở đầu ô.

3. Năm hàm cơ bản dùng nhiều nhất

Mọi công thức trong Google Sheet đều bắt đầu bằng dấu bằng =. Cách nhanh nhất để nhớ là đọc công thức thành câu: bằng tổng của vùng này, bằng trung bình của vùng kia.

Hàm	Cách viết	Dùng khi nào
SUM	`=SUM(D2:D31)`	Cộng tổng một cột số, ví dụ tổng số giờ làm trong tháng
AVERAGE	`=AVERAGE(D2:D31)`	Tính trung bình, ví dụ số giờ trung bình mỗi ngày
IF	`=IF(D2>=8;"Đủ";"Thiếu")`	Trả về một kết quả tuỳ điều kiện đúng hay sai
COUNTIF	`=COUNTIF(C2:C31;"Ca sáng")`	Đếm số dòng khớp một điều kiện
VLOOKUP	`=VLOOKUP(A2;BangGia!A:B;2;FALSE)`	Tra một giá trị ở bảng khác và lấy thông tin tương ứng

Vài điểm thực tế khi dùng:

Vùng dữ liệu viết dạng A2:A31 nghĩa là từ ô A2 đến ô A31. Dấu hai chấm là "đến".
IF lồng nhau cho nhiều mức: =IF(D2>=8;"Đủ";IF(D2>=4;"Một phần";"Thiếu")). Chỉ nên lồng hai đến ba lớp, nhiều hơn thì công thức rất khó đọc và dễ sai.
COUNTIF với điều kiện số phải viết trong dấu ngoặc kép: =COUNTIF(D2:D31;">8").
VLOOKUP cần cột đầu tiên của vùng tra cứu chứa giá trị cần tìm. Nếu cần tìm theo mã hàng thì mã hàng phải là cột đầu tiên của vùng đó, nếu không hàm sẽ báo lỗi.
Tham số FALSE ở cuối VLOOKUP nghĩa là tìm chính xác. Nếu bỏ qua, hàm có thể trả về kết quả gần đúng và sai lệch mà không báo lỗi.

Hai lỗi hay gặp nhất: #REF! xuất hiện khi công thức trỏ tới ô đã bị xoá, và #N/A xuất hiện khi không tìm thấy giá trị cần tra. Cách sửa nhanh là bấm vào ô lỗi để xem công thức đang trỏ tới đâu, và bấm đúp vào ô để kiểm tra vùng dữ liệu có bị lệch không.

4. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sắp xếp và lọc là hai thao tác biến một bảng dài thành thứ có thể đọc được.

Sắp xếp (Sort). Chọn toàn bộ vùng dữ liệu gồm cả hàng tiêu đề, rồi vào Data → Sort range → Advanced range sorting options (Dữ liệu → Sắp xếp vùng → Tuỳ chọn nâng cao). Đánh dấu Data has header row để Google Sheet biết dòng 1 là tiêu đề, chọn cột muốn sắp xếp và chọn A→Z hoặc Z→A. Với ngày tháng, hãy sắp xếp theo cột ngày đã được định dạng đúng, không sắp xếp theo cột chữ.

Lọc (Filter). Chọn hàng tiêu đề rồi vào Data → Create a filter. Mỗi ô tiêu đề xuất hiện một biểu tượng hình phễu. Bấm vào đó để:

Chọn giá trị cần xem — ví dụ chỉ hiện các dòng có ca làm là "Ca sáng".
Lọc theo điều kiện — lớn hơn, nhỏ hơn, nằm trong khoảng, chứa một đoạn chữ.
Lọc theo màu nếu anh/chị đã tô màu dữ liệu trước đó.

Điểm cần lưu ý: lọc không xoá dữ liệu, chỉ ẩn những dòng không khớp. Nếu thấy bảng ngắn bất thường, hãy kiểm tra xem bộ lọc còn bật hay không trước khi hoảng. Và khi gửi file cho người khác, hãy tắt bộ lọc hoặc ghi chú rõ đang lọc gì — người nhận rất dễ tưởng bảng thiếu dữ liệu.

Một cách nhìn khác cũng rất hữu ích là Pivot table (Data → Pivot table): thay vì lọc thủ công, anh/chị kéo thả để tổng hợp theo nhóm, ví dụ tổng số giờ theo từng người hoặc theo từng tháng.

5. Định dạng có điều kiện: để bảng tự cảnh báo

Định dạng có điều kiện đổi màu ô khi dữ liệu thoả một điều kiện. Thay vì tự dò từng dòng, anh/chị để bảng tự nêu vấn đề: ô đỏ là việc cần xử lý, ô vàng là việc cần để ý.

Cách làm: chọn vùng dữ liệu, vào Format → Conditional formatting (Định dạng → Định dạng có điều kiện), chọn điều kiện ở khung bên phải rồi chọn màu. Ba thiết lập hữu ích nhất cho công việc hằng ngày:

Mục đích	Điều kiện
Tô đỏ dòng thiếu giờ làm	Less than 8 — áp dụng cho cột Số giờ
Tô vàng đơn hàng chưa thanh toán	Text is exactly "Chưa TT" — áp dụng cho cột Trạng thái
Tô xanh dòng vừa nhập trong hôm nay	Custom formula: `=$A2=TODAY()` — áp dụng cho cả dòng

Hai lưu ý để không mất thời gian sửa:

Công thức tự viết dùng dấu $ đúng chỗ. =$A2 giữ cố định cột A nhưng cho dòng chạy theo, nên cả dòng được tô màu theo giá trị ở cột A. Nếu viết A2 không có dấu $, màu sẽ nhảy lung tung.
Thứ tự các quy tắc quan trọng. Khi một ô thoả nhiều quy tắc, Google Sheet áp dụng quy tắc đứng trên. Quy tắc quan trọng nhất nên đặt lên đầu.

Mẹo dùng thực tế: chỉ nên có ba đến năm màu với ý nghĩa cố định trong cả bảng. Quá nhiều màu thì mắt hết phân biệt được đâu là việc gấp.

6. Chia sẻ và phân quyền an toàn

Đây là phần dễ gây rắc rối nhất. Bấm nút Share ở góc trên bên phải, và hiểu rõ ba mức quyền:

Quyền	Người được nhận làm được gì	Khi nào dùng
Viewer (Người xem)	Chỉ đọc, không sửa được gì	Gửi báo cáo cho người chỉ cần xem số
Commenter (Người bình luận)	Đọc và ghi chú, đề xuất sửa nhưng không đổi được dữ liệu	Gửi cho người cần góp ý mà không được sửa bảng
Editor (Người chỉnh sửa)	Sửa, xoá, thêm dữ liệu và cả công thức	Chỉ cấp cho người thật sự nhập liệu

Nguyên tắc cấp quyền nên theo đúng thứ tự sau:

Cấp cho từng người bằng email, không dùng liên kết công khai cho dữ liệu nội bộ. Liên kết "ai có link cũng xem được" rất dễ bị chuyển tiếp ra ngoài mà anh/chị không biết.
Nếu buộc phải dùng liên kết, đặt ở mức Viewer và bật giới hạn cho tổ chức nếu tài khoản của anh/chị thuộc một tổ chức.
Khoá vùng quan trọng. Vào Data → Protect sheets and ranges để khoá các ô chứa công thức tổng hợp, chỉ để người khác sửa phần dữ liệu nhập vào.
Rà lại người có quyền định kỳ. Mở lại hộp Share mỗi vài tháng; khi có người nghỉ việc hoặc đổi vị trí, gỡ quyền ngay trong ngày.

Với bảng có dữ liệu khách hàng, số điện thoại hay doanh thu, hãy cân nhắc trước khi đưa lên mạng và tuyệt đối không để quyền Editor cho người ngoài. Nếu anh/chị cần theo dõi ai đã sửa gì, dùng File → Version history: mọi phiên bản đều được lưu lại kèm tên người sửa và thời điểm, nên có thể khôi phục về bản trước đó khi ai đó ghi đè nhầm.

7. Mẹo giữ bảng tính gọn và không bị lỗi

Bảng tính thường "chết" dần vì thiếu kỷ luật, không vì thiếu tính năng. Sáu thói quen dưới đây giữ bảng dùng được cả năm:

Tách trang dữ liệu và trang tổng hợp. Một trang chỉ để nhập dữ liệu thô, một trang khác chỉ chứa công thức tổng hợp. Cách này giúp công thức không bị phá khi thêm dòng mới.
Đừng trộn màu chữ và màu nền. Dùng định dạng có điều kiện thay vì tô màu bằng tay, để màu tự chạy theo dữ liệu.
Hạn chế ô gộp (Merge cells). Ô gộp làm sắp xếp, lọc và công thức hoạt động sai lệch. Cần tiêu đề lớn thì dùng cỡ chữ, không dùng gộp ô.
Ghi chú vào ô, không viết vào ô. Chuột phải → Insert note để lại lời nhắc cho người sau mà không làm bẩn dữ liệu.
Giữ dữ liệu sạch trước khi phân tích. Xoá khoảng trắng thừa ở đầu và cuối bằng Data → Data cleanup → Trim whitespace; sửa lỗi chính tả tên người và mã hàng, vì "Ca sáng" và "ca sáng" bị COUNTIF coi là hai nhóm khác nhau.
Xuất bản sao định kỳ. Vào File → Download → Microsoft Excel (.xlsx) hoặc Comma-separated values (.csv) để lưu một bản trên máy. Bản trên mạng rất tiện, nhưng một bản sao lưu tải về máy là bảo hiểm cho những lúc tài khoản bị khoá hoặc xoá nhầm.

Sau khi nắm những phần trên, anh/chị đã đủ dùng Google Sheet cho gần hết công việc hằng ngày: chấm công, theo dõi đơn hàng, ghi thu chi, lập danh sách khách. Việc còn lại chỉ là giữ thói quen nhập đúng cột và đúng kiểu dữ liệu — phần khó nhất đã xong.

Bài viết liên quan