Phần mềm quản lý chung cư 2026: 7 lựa chọn cho ban quản trị tòa nhà

"Phần mềm quản lý chung cư" — cụm từ ban quản trị (BQT), chủ chung cư mini và công ty quản lý vận hành tòa nhà tìm kiếm ngày càng nhiều khi việc thu phí dịch vụ, tính tiền điện nước và phản hồi cư dân làm bằng giấy tờ, Excel trở nên quá tải. Nhiều ban quản trị loay hoay không biết phần mềm nào thật sự phù hợp, giá ra sao, và "miễn phí" có thật hay chỉ là bản dùng thử.

Bài viết này giới thiệu 7 lựa chọn phần mềm quản lý chung cư, tòa nhà trong năm 2026 — gồm các phần mềm Việt Nam phổ biến và phương án Excel cho tòa nhà nhỏ — kèm bảng so sánh, cách phân biệt "miễn phí thật" và hướng dẫn chọn đúng theo quy mô.

Phần mềm quản lý chung cư (PMS tòa nhà) là gì?

Phần mềm quản lý chung cư thuộc nhóm PMS (Property Management System) dành riêng cho tòa nhà: quản lý sổ căn hộ – cư dân, tính phí dịch vụ và tiền điện nước tự động, phát hành thông báo phí, theo dõi công nợ, quản lý tài sản – bảo trì và làm kênh liên lạc giữa ban quản lý với cư dân qua ứng dụng điện thoại.

Với ban quản trị chung cư, phần mềm giải quyết 4 việc thực tế nhất:

• Thu phí đúng, đủ, minh bạch: tự tính phí dịch vụ (theo diện tích hoặc căn hộ), tiền điện nước theo chỉ số, phí gửi xe — cư dân tra cứu và thanh toán online, ít tranh cãi.
• Hết cảnh "sổ sách chồng đống": mọi thông tin căn hộ, hợp đồng, biên bản họp, tài sản chung nằm trên một hệ thống, không mất khi nhân sự thay đổi.
• Cư dân – BQT kết nối: thông báo (cắt điện nước, bảo trì, họp BQT) và tiếp nhận phản hồi, khiếu nại qua app thay vì nhắn tin rời rạc.
• Báo cáo thu – chi rõ ràng: công khai tài chính cho hội nghị nhà chung cư — yêu cầu ngày càng được chú trọng theo quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư.

"Miễn phí" nào là miễn phí thật?

Giống thị trường phần mềm khác, cần phân biệt 3 nhóm trước khi chọn:

• Miễn phí thật (free): dùng không giới hạn ở gói cơ bản — hiếm ở dòng PMS tòa nhà; đa số nhà cung cấp chỉ miễn phí giai đoạn dùng thử hoặc gói rất nhỏ.
• Dùng thử có giới hạn (free trial): miễn phí một thời gian rồi tính phí — cần đọc kỹ điều khoản, tránh nhập thẻ nếu chưa chắc chắn.
• Trả phí theo quy mô: tính theo số căn hộ/tháng hoặc trọn gói theo dự án — đa số phần mềm Việt Nam thuộc nhóm này, giá thường vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng.

Lưu ý quan trọng: phần mềm "miễn phí tải về" đôi khi tính phí theo từng phân hệ hoặc theo số lượng cư dân. Hãy luôn hỏi bảng giá chính thức và thời hạn dùng thử trước khi triển khai cho cả tòa nhà.

1. PiHome — nền tảng PMS tòa nhà có bảng giá công khai

PiHome (pihome.asia) là nền tảng quản lý vận hành bất động sản dành cho ban quản trị, công ty quản lý vận hành và chủ đầu tư. Hệ thống có web app cho BQT, app cho cư dân và app cho đội kỹ thuật.

Tính năng chính:

• Quản lý dữ liệu căn hộ, cư dân, hợp đồng, tài liệu dự án tập trung.
• Thu phí thông minh: quét QR chỉ số điện nước, tính phí tự động, thông báo phí, thanh toán online, đối soát – gạch nợ tự động.
• Truyền thông cư dân đa kênh, tương tác hai chiều, quản lý khách thăm, tiện ích – dịch vụ – nhà cung cấp.
• Gói nâng cao thêm quản lý tài sản – thiết bị, công việc định kỳ/đột xuất, lập kế hoạch bảo trì, tiếp nhận – xử lý sự cố, kho vật tư, nhà thầu phụ.

Bảng giá PiHome (trang chủ pihome.asia, chúng tôi kiểm tra 10/09/2026): gói Cơ bản từ 1.000.000đ/tháng/dự án, gói Tiêu chuẩn từ 2.000.000đ/tháng/dự án, gói Nâng cao từ 3.000.000đ/tháng/dự án. Mức giá có thể thay đổi theo quy mô và đặc thù dự án — nên liên hệ để nhận báo giá và demo trước khi quyết định.

2. neoHome — giá thấp, có gói dùng thử

neoHome (neohome.vn) của Công ty TNHH TM DV Công nghệ NEO phục vụ công ty quản lý tòa nhà/chung cư, bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật – bảo trì. Hệ thống có nghiệp vụ quản lý tòa nhà và app "neoHome ứng dụng BQL tòa nhà" trên Google Play.

Tính năng chính:

• Sổ căn hộ, quản lý cư dân, phí dịch vụ và chi phí điện nước.
• Add-on: hóa đơn + phân bổ tự động, bảo trì tài sản, SMS tự động, lưu trữ tài liệu/hợp đồng, nhân sự – chấm công, tích hợp cổng thanh toán.
• Kiểm soát ra vào, kết nối thiết bị IoT; đối tác thanh toán Viettel Pay.

Bảng giá neoHome (neohome.vn/bang-gia, kiểm tra 10/09/2026): gói dùng thử 1 tài khoản khoảng 20.000đ cho tối đa 1 tháng, gói tiêu chuẩn tối đa 50 tài khoản khoảng 20.000đ/tháng, bản độc quyền (logo riêng, tên hiển thị SMS, tích hợp cổng thanh toán) — liên hệ. Mức giá này khá thấp so với mặt bằng chung, có thể là bảng giá khuyến mãi — nên gọi xác nhận bảng giá hiện hành.

3. CyHome — phần mềm quản lý chung cư nhiều phân hệ

CyHome (cyhome.vn) là phần mềm quản lý chung cư thế hệ thứ ba, thiết kế cho BQT và đơn vị vận hành với các nhóm chức năng: quản lý dữ liệu (tòa nhà, cư dân, phương tiện), quản lý dịch vụ (điện, nước, gửi xe, tiện ích, phí quản lý, hợp đồng, thẻ ra vào), quản lý tài sản (thiết bị, lịch bảo trì, checklist kỹ thuật, PCCC) và quản lý tài chính (tính phí, thông báo phí, thu phí online qua ngân hàng/ví điện tử, sổ quỹ, báo cáo).

Điểm đáng chú ý: cư dân tại chung cư dùng CyHome có thể tra cứu tiền phí và thanh toán trực tiếp trên ứng dụng ngân hàng và ví điện tử. CyHome tính phí theo gói — liên hệ cyhome.vn để nhận báo giá theo quy mô tòa nhà.

4. Building Care — app cho BQT và cư dân

Building Care (buildingcare.vn / s-tech.info) của S-TECH là phần mềm quản lý vận hành tòa nhà, có app riêng cho cư dân: nhận thông báo từ BQT, gửi phản hồi, thanh toán online các khoản điện, nước, internet, phí chung cư. Sản phẩm từng được triển khai tại tổ hợp N05 Trung Hòa – Nhân Chính (Hà Nội).

Building Care phù hợp ban quản trị muốn có kênh liên lạc và thu phí qua app bài bản. Giá gói chưa công khai trên website — liên hệ nhà cung cấp để báo giá theo số căn hộ.

5. Landber Building — free + trả phí

Landber Building (landber.vn) quản lý tiến trình vận hành, kênh giao tiếp cư dân, đăng ký dịch vụ + thanh toán hóa đơn và tiếp nhận ý kiến phản hồi; có bản dành cho Windows, iOS, Android. Landber được giới thiệu ở cả dạng miễn phí lẫn trả phí tùy gói — cần xác nhận gói miễn phí giới hạn ở đâu trước khi triển khai.

6. Landsoft Control — chuyên tự động tính tiền điện, chi phí dịch vụ

Landsoft Control (landsoft.vn) phát triển bởi DIP Holding, nổi bật ở tính năng tự động tính tiền điện và chi phí dịch vụ, quản lý tài sản – trang thiết bị và hỗ trợ Zalo. Phù hợp BQT muốn giảm công việc tính tiền tay theo chỉ số từng căn hộ. Bản quyền tính phí — liên hệ landsoft.vn để báo giá.

7. BEE HOME — kiểm soát kỹ thuật và công nợ

BEE HOME (beehome.vn) hỗ trợ kiểm soát bộ phận kỹ thuật, chủ đầu tư và kế toán, quản lý công nợ chi tiết. Phần mềm hướng tới các bên tham gia vận hành tòa nhà cần theo dõi sát công nợ cư dân và đối tác. Tính phí theo gói — liên hệ nhà cung cấp.

Bonus: Excel / Google Sheets — phương án miễn phí cho tòa nhà nhỏ

Với chung cư dưới ~50 căn hộ hoặc chung cư mini, nhiều BQT bắt đầu bằng bảng tính miễn phí: danh sách căn hộ, theo dõi thu phí từng tháng, chỉ số điện nước. Ưu điểm là 0 đồng và dễ làm quen. Nhược điểm: không tự tính phí, dễ sai sót, không có app cho cư dân, dữ liệu nằm trên máy cá nhân — khi số căn hộ tăng hoặc BQT thay đổi nhân sự, nên chuyển sang phần mềm chuyên dụng.

Bảng so sánh 7 phần mềm quản lý chung cư

Phần mềm	Nền tảng	Giá tham khảo	Điểm mạnh	Phù hợp
PiHome	Web + app cư dân	Từ 1.000.000đ/tháng/dự án	Thu phí QR, gạch nợ tự động, đa dự án	Chung cư vừa – lớn, công ty vận hành
neoHome	Web + app BQL	Gói thử ~20.000đ, tiêu chuẩn ~20.000đ/tháng	Giá thấp, nhiều add-on, IoT	BQT tiết kiệm chi phí
CyHome	Web + app	Liên hệ	Nhiều phân hệ, thanh toán qua ngân hàng	Chung cư cần quản trị bài bản
Building Care	Web + app cư dân	Liên hệ	App cư dân, đã triển khai thực tế	BQT cần kênh liên lạc + thu phí app
Landber Building	Windows/iOS/Android	Free + gói trả phí	Đa nền tảng, có bản miễn phí	BQT nhỏ muốn dùng thử trước
Landsoft Control	Windows/iOS	Liên hệ	Tự tính tiền điện nước, hỗ trợ Zalo	BQT muốn tự động hóa tính phí
BEE HOME	Windows	Liên hệ	Quản lý công nợ chi tiết	Chủ đầu tư, BQT theo dõi công nợ

Giá tham khảo ngày 10/09/2026, có thể thay đổi — liên hệ nhà cung cấp để nhận bảng giá chính thức cho tòa nhà của bạn.

Cách chọn phần mềm quản lý chung cư theo quy mô

Quy tắc chung: chọn theo số căn hộ và ngân sách vận hành của BQT, không chọn theo "phần mềm nổi tiếng nhất".

• Dưới 50 căn hộ, chung cư mini: bắt đầu bằng Excel/Google Sheets hoặc Landber bản miễn phí; nâng cấp khi việc thu phí trở nên thường xuyên.
• 50 – 300 căn hộ: neoHome hoặc CyHome — đủ tính năng thu phí, thông báo, phản hồi cư dân với chi phí hợp lý.
• Trên 300 căn hộ, công ty quản lý vận hành nhiều tòa nhà: PiHome (đa dự án, đối soát ngân hàng) hoặc Building Care — cần demo và thương lượng theo hợp đồng vận hành.

Trước khi ký, hãy hỏi rõ 5 điều: giá tính theo căn hộ hay trọn gói; có app cho cư dân không; có tích hợp thanh toán online (Viettel Pay, ngân hàng) không; dữ liệu có xuất Excel được không; nhà cung cấp hỗ trợ đào tạo BQT bao lâu.

Gợi ý cho chung cư tại Tây Ninh

• Chung cư, nhà trọ cao tầng tại Tây Ninh phần lớn quy mô nhỏ – vừa: ưu tiên neoHome (giá thấp, tiếng Việt) hoặc Excel ở giai đoạn đầu để không áp lực chi phí.
• BQT muốn cư dân thanh toán và phản hồi qua app ngay: khảo sát CyHome hoặc Building Care — yêu cầu demo trực tiếp trước khi quyết định.
• Nên chọn đơn vị cung cấp có hỗ trợ tại chỗ hoặc qua Zalo, kèm hợp đồng bảo hành, đào tạo — tránh mua bản quyền xong tự vận hành không ai hướng dẫn.
• Lưu ý quy định: việc quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện được điều chỉnh bởi Luật Nhà ở 2023 và Nghị định 95/2024/NĐ-CP (thay cho các văn bản cũ) — BQT nên cập nhật quy chế và công khai tài chính đúng quy định, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ minh bạch.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý chung cư miễn phí nào tốt nhất?

Ở Việt Nam hầu như không có phần mềm quản lý chung cư miễn phí vĩnh viễn đầy đủ tính năng. Landber Building có bản miễn phí giới hạn, neoHome có gói dùng thử giá rất thấp. Với BQT nhỏ, Excel/Google Sheets là phương án 0 đồng thực tế nhất trước khi đầu tư phần mềm chuyên dụng.

Phần mềm quản lý chung cư giá bao nhiêu?

Rất khác nhau theo quy mô: neoHome gói tiêu chuẩn khoảng 20.000đ/tháng (bảng giá 10/09/2026), PiHome từ 1.000.000đ – 3.000.000đ/tháng/dự án tùy gói; CyHome, Building Care, Landsoft Control, BEE HOME thường báo giá theo số căn hộ. Nên xin bảng giá chính thức và demo trước khi quyết định.

Phần mềm quản lý chung cư có tự tính tiền điện nước không?

Có. Đa số phần mềm (PiHome, CyHome, Landsoft Control, neoHome) hỗ trợ nhập chỉ số điện/nước từng căn hộ — có nơi quét mã QR — rồi tự động tính tiền theo biểu giá và cộng vào phí dịch vụ hàng tháng.

Cư dân có cần cài app không?

Tùy phần mềm. Các nền tảng như PiHome, Building Care, CyHome có app hoặc trang cho cư dân tra cứu phí, nhận thông báo và thanh toán online. Nếu BQT chỉ cần quản lý nội bộ, có thể chọn gói không kèm app để tiết kiệm chi phí.

Ban quản trị có bắt buộc dùng phần mềm theo quy định không?

Không có quy định bắt buộc dùng phần mềm cụ thể. Luật Nhà ở 2023 và Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định trách nhiệm quản lý, sử dụng và công khai tài chính của BQT — phần mềm chỉ là công cụ giúp BQT làm việc đó minh bạch, đúng hạn hơn.