← Quay lại Blog Mẹo máy tính

Sao lưu và khôi phục Windows: hướng dẫn từng bước cho người dùng văn phòng

· Tân IT365
Ổ cứng ngoài kết nối máy tính đang sao lưu dữ liệu Windows

Hầu hết người dùng văn phòng chỉ nghĩ tới sao lưu sau khi đã mất dữ liệu. Một file kế toán bị ghi đè, một thư mục hợp đồng bị xoá nhầm, một ổ cứng đột ngột không nhận, hoặc tệ hơn là toàn bộ file bị mã hoá và đòi tiền chuộc. Đến lúc đó thì mọi phần mềm cứu dữ liệu đều đắt và không đảm bảo.

Bài này chia sao lưu thành hai việc rõ ràng: sao lưu dữ liệu (file, thư mục, tài liệu đang làm) và sao lưu hệ thống (ảnh của cả ổ đĩa Windows). Sau đó đi từng bước thao tác trên Windows: bật File History, tạo điểm khôi phục, tạo System Image, làm USB cứu hộ, chọn giữa ổ cứng ngoài và cloud, tự động hoá lịch chạy, và quan trọng nhất — kiểm tra xem bản sao lưu có thực sự dùng được hay không.

Cuối bài là bốn tình huống khôi phục thường gặp nhất trong văn phòng nhỏ, kèm thứ tự việc cần làm khi mọi thứ đã hỏng. Bạn không cần mua phần mềm trả phí để làm được phần lớn nội dung dưới đây.

Bài viết có thể chứa liên kết tiếp thị. Nếu bạn mua qua liên kết này, Tân IT365 có thể nhận hoa hồng nhỏ mà không làm tăng giá bạn trả và không ảnh hưởng đến nội dung tư vấn.

1. Phân biệt sao lưu dữ liệu và sao lưu hệ thống — hai việc hoàn toàn khác nhau

Đây là chỗ nhầm lẫn tốn tiền và tốn thời gian nhất. Rất nhiều người nghĩ mình "đã sao lưu" vì có copy thư mục tài liệu sang ổ D, hoặc vì đã bật đồng bộ OneDrive. Đến khi Windows không khởi động được, họ mới phát hiện ra hai điều: ổ D nằm cùng máy nên cũng chết theo, và cloud chỉ có file chứ không có hệ điều hành, không có phần mềm, không có cấu hình máy in và tài khoản email.

Bảng dưới đây tóm tắt khác biệt cốt lõi:

Tiêu chíSao lưu DỮ LIỆUSao lưu HỆ THỐNG
Sao lưu cái gìFile và thư mục: Word, Excel, PDF, ảnh, file kế toánToàn bộ ổ đĩa chứa Windows, gồm hệ điều hành, phần mềm, driver, cấu hình
Dung lượng cầnNhỏ, thường vài GB đến vài chục GBLớn, thường bằng dung lượng ổ đĩa đã dùng
Thời gian tạoVài phút, chạy lại được nhiều lần trong ngàyVài chục phút đến vài giờ, nên chạy theo tháng hoặc theo quý
Cứu được gìXoá nhầm file, ghi đè, hỏng file, mã hoá tống tiềnỔ cứng hỏng, Windows lỗi không vào được, virus phá hệ thống
Khôi phục thế nàoCopy file trở lại, chọn đúng phiên bản theo ngàyGhi lại toàn bộ ảnh hệ thống lên ổ đĩa, máy trở về đúng trạng thái cũ

Điểm quan trọng cần nhớ: sao lưu hệ thống không thay thế được sao lưu dữ liệu, và ngược lại. Nếu chỉ có ảnh hệ thống, bạn có thể mất nửa ngày làm việc kể từ lần tạo ảnh gần nhất. Nếu chỉ có sao lưu dữ liệu, bạn sẽ phải cài lại Windows từ đầu, cài lại toàn bộ phần mềm, cài lại máy in, đăng nhập lại các tài khoản — thường mất một ngày trọn vẹn cho một máy văn phòng.

Với một máy tính văn phòng điển hình, cấu hình hợp lý là: sao lưu dữ liệu chạy tự động hằng ngày, và ảnh hệ thống chạy mỗi tháng một lần hoặc mỗi khi bạn cài xong một phần mềm quan trọng. Sau khi cài đặt máy mới và đã có đủ phần mềm cần dùng, hãy tạo ngay một ảnh hệ thống — đó là bản "máy sạch" đáng giá nhất, vì nó cho bạn điểm quay về khi mọi thứ rối loạn.

2. Quy tắc 3-2-1: nguyên tắc vàng để không mất dữ liệu

Quy tắc 3-2-1 là cách diễn đạt gọn nhất của một nguyên tắc đã được kiểm chứng lâu dài: đừng bao giờ để dữ liệu quan trọng chỉ tồn tại ở một nơi. Cụ thể, nguyên tắc này nói rằng bạn nên có ba bản dữ liệu, lưu trên hai loại phương tiện khác nhau, và có ít nhất một bản nằm ở nơi khác chỗ làm việc.

Cần hiểu đây là nguyên tắc định hướng, không phải một công thức cứng phải đạt đúng bằng mọi giá. Với một hộ kinh doanh nhỏ chỉ có vài GB tài liệu, việc đạt đủ ba lớp có thể chỉ cần một ổ cứng ngoài và một tài khoản cloud. Với một công ty có dữ liệu khách hàng, con số và cách triển khai sẽ phức tạp hơn nhiều. Điều quan trọng là bạn biết mình đang thiếu lớp nào.

Cách áp dụng thực tế cho một máy văn phòng:

  1. Bản 1 — bản gốc trên máy. Dữ liệu đang làm việc nằm trên ổ đĩa máy tính. Đây là bản bạn dùng mỗi ngày, và cũng là bản dễ mất nhất.
  2. Bản 2 — bản sao gần, cùng chỗ. Một ổ cứng ngoài cắm thường trực hoặc cắm định kỳ, hoặc một ổ đĩa thứ hai trong máy. Bản này giúp khôi phục nhanh khi xoá nhầm hay ổ chính có vấn đề.
  3. Bản 3 — bản sao xa, khác chỗ. Cloud, hoặc một ổ cứng ngoài mang về nhà. Bản này là thứ duy nhất cứu bạn khi có cháy, mất trộm, ngập nước, hoặc khi mã độc mã hoá cả máy lẫn ổ cứng cắm kèm.

Vì sao phải có một bản ở xa? Đây là phần bị bỏ qua nhiều nhất. Ransomware hiện đại không chỉ mã hoá ổ C. Nó quét toàn bộ ổ đĩa gắn vào máy, kể cả ổ cứng ngoài và ổ mạng, để tìm và mã hoá mọi thứ có thể. Một ổ cứng ngoài cắm thường trực vào máy không phải là bản sao an toàn trước tình huống này. Nó chỉ an toàn nếu được rút ra sau khi sao lưu xong, hoặc nếu bản sao trên đó được ghi theo cơ chế chỉ-đọc.

3. File History và System Restore: hai công cụ có sẵn trên Windows

Windows có sẵn hai công cụ mà phần lớn người dùng chưa từng mở tới. Cả hai đều miễn phí và đủ dùng cho nhu cầu văn phòng cơ bản, nhưng chúng giải quyết hai vấn đề khác nhau.

File History — sao lưu file theo từng phiên bản. Công cụ này liên tục chụp lại các thay đổi trong những thư mục bạn chỉ định (mặc định là Desktop, Documents, Pictures, Music, Videos), rồi lưu thành nhiều phiên bản theo thời gian. Bạn không chỉ có bản mới nhất, mà có thể lấy lại file ở đúng trạng thái của một giờ hay một ngày trước đó. Đây chính là thứ cứu bạn khi lỡ ghi đè một bảng giá hoặc xoá mất một đoạn trong hợp đồng.

Các bước bật File History:

  1. Cắm ổ cứng ngoài hoặc ổ USB dung lượng đủ lớn vào máy, hoặc chuẩn bị một vị trí mạng nếu văn phòng có máy chủ file.
  2. Mở Cài đặt (Settings), vào mục Update & Security, chọn Backup. Với Windows 11, đường dẫn nằm trong System → Storage → Advanced storage settings → Backup options.
  3. Chọn Add a drive và chỉ định ổ đĩa nhận bản sao lưu. Bật Automatically back up my files.
  4. Vào More options để chỉnh tần suất (từ mỗi 10 phút đến mỗi ngày) và thời gian giữ bản sao (từ 1 tháng đến 2 năm hoặc cho tới khi hết dung lượng).
  5. Trong More options, bấm Add a folder để bổ sung các thư mục dữ liệu riêng của bạn, ví dụ thư mục chứa file kế toán hoặc thư mục dự án. Mặc định File History không bao gồm những thư mục này.

System Restore — quay lại trạng thái hệ thống. Điểm khôi phục (Restore Point) không sao lưu file cá nhân. Nó lưu lại trạng thái của hệ điều hành, driver và registry tại một thời điểm, để khi máy chạy lỗi sau khi cài một phần mềm hay một bản cập nhật, bạn có thể quay lại trạng thái trước đó mà không phải cài lại Windows.

Các bước tạo điểm khôi phục:

  1. Mở hộp tìm kiếm, gõ Create a restore point và mở kết quả.
  2. Trong tab System Protection, chọn ổ đĩa hệ thống (thường là ổ C) và bấm Configure.
  3. Chọn Turn on system protection, sau đó đặt mức dung lượng dành cho điểm khôi phục — khoảng 5 đến 10 phần trăm dung lượng ổ đĩa là hợp lý với máy văn phòng.
  4. Bấm Create, đặt tên có ngày tháng và mục đích, ví dụ "Truoc khi cai phan mem ke toan".

4. Tạo System Image và USB cứu hộ để khôi phục khi Windows không vào được

Khi ổ cứng hỏng hoặc Windows không khởi động được, File History và Restore Point đều không giúp được gì — bạn cần một bản sao toàn bộ hệ thống và một phương tiện khởi động từ bên ngoài. Đây là phần chuẩn bị cho tình huống xấu nhất, và nó chỉ mất khoảng một buổi để làm xong.

Bước 1 — Tạo ảnh hệ thống (System Image). Trong Windows 10 và Windows 11, công cụ này vẫn nằm trong phần sao lưu kiểu cũ:

  1. Mở Control Panel, chuyển chế độ xem sang Large icons, chọn Backup and Restore (Windows 7). Đừng lo vì tên gọi cũ — công cụ vẫn hoạt động tốt trên Windows 10 và 11.
  2. Ở cột bên trái, bấm Create a system image.
  3. Chọn nơi lưu: ổ cứng ngoài, hoặc nhiều đĩa DVD nếu dữ liệu nhỏ. Không nên chọn một phân vùng nằm trên cùng ổ đĩa vật lý với Windows, vì như vậy ảnh sẽ chết cùng lúc với hệ điều hành.
  4. Chọn các phân vùng cần đưa vào ảnh. Với máy văn phòng, chọn ổ hệ thống và phân vị EFI/System Reserved nếu công cụ đề xuất.
  5. Xác nhận và chạy. Quá trình này có thể mất từ vài chục phút đến vài giờ tuỳ dung lượng và tốc độ ổ đĩa. Nên chạy vào cuối ngày làm việc.
  6. Khi kết thúc, công cụ hỏi có muốn tạo đĩa sửa chữa hệ thống hay không. Hãy chọn Yes nếu bạn chưa có USB cứu hộ.

Bước 2 — Tạo USB cứu hộ (Recovery Drive). Đây là chiếc USB dùng để khởi động máy khi Windows đã hỏng hoàn toàn:

  1. Chuẩn bị một USB dung lượng tối thiểu 16 GB. Thao tác này sẽ xoá sạch mọi dữ liệu trên USB, nên hãy dùng USB riêng.
  2. Mở hộp tìm kiếm, gõ Recovery Drive và mở công cụ.
  3. Bật tuỳ chọn Back up system files to the recovery drive nếu bạn muốn USB chứa luôn bản cài đặt hệ thống. Bỏ chọn nếu chỉ muốn công cụ sửa chữa — USB sẽ nhẹ hơn nhiều.
  4. Chọn ổ USB đúng tên, xác nhận và chờ công cụ ghi xong.

Bước 3 — Ghi nhãn và cất giữ. Việc nhỏ này quyết định bạn có dùng được USB lúc cần hay không. Dán nhãn ghi rõ ngày tạo và phiên bản Windows. Cất USB ở nơi khác với máy tính — ví dụ trong ngăn kéo tủ hồ sơ, không để trong túi đựng laptop. Nếu để chung một chỗ và chỗ đó gặp sự cố, bạn mất cả máy lẫn phương tiện cứu hộ.

5. Sao lưu ra ổ cứng ngoài hay lên cloud: ưu nhược điểm từng cách

Không có cách nào tốt cho mọi trường hợp. Ổ cứng ngoài và cloud có điểm mạnh và điểm yếu trái ngược nhau, nên cách làm hợp lý nhất thường là dùng cả hai cho hai mục đích khác nhau.

Tiêu chíỔ cứng ngoàiCloud (lưu trữ trực tuyến)
Tốc độ sao lưu và khôi phụcNhanh khi dùng cổng USB tốc độ cao; khôi phục hàng chục GB trong vài chục phútPhụ thuộc mạng; khôi phục nhiều GB có thể mất nhiều giờ
Chi phíTrả một lần khi mua ổ; dung lượng lớn với chi phí thấpTrả định kỳ theo tháng/năm; chi phí tăng theo dung lượng
An toàn trước mất trộm, cháy, ngậpYếu — ổ nằm cùng chỗ với máy là cùng chịu rủi roMạnh — dữ liệu nằm ở trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp
An toàn trước ransomwareYếu nếu ổ luôn cắm vào máy, vì mã độc quét cả ổ ngoàiTrung bình đến tốt, tuỳ dịch vụ có lưu phiên bản cũ và bảo vệ tài khoản
Phụ thuộc đường truyềnKhông phụ thuộc mạngBắt buộc phải có mạng ổn định
Thao tác phức tạpCần cắm, rút, cất giữ, và nhớ làm đềuChạy tự động sau khi cấu hình, không phải nhớ gì
Quyền riêng tưDữ liệu nằm trong tay bạnDữ liệu nằm trên hạ tầng của nhà cung cấp

Khi nào nên chọn ổ cứng ngoài. Khi bạn cần khôi phục nhanh một lượng dữ liệu lớn, khi đường truyền internet ở văn phòng yếu hoặc dung lượng tải lên bị giới hạn, khi dữ liệu nhạy cảm và bạn không muốn đưa ra ngoài, hoặc khi cần ảnh hệ thống — ảnh hệ thống gần như bắt buộc phải nằm trên ổ cứng ngoài vì dung lượng quá lớn để tải lên cloud một cách thực tế.

Khi nào nên chọn cloud. Khi bạn cần bảo vệ trước mất trộm và hỏng hóc vật lý, khi làm việc trên nhiều máy, khi muốn có phiên bản lịch sử để khôi phục file bị mã hoá, và khi bạn biết mình sẽ không nhớ cắm ổ cứng ngoài đều đặn. Cloud thắng ở chỗ nó tự chạy, còn ổ cứng ngoài thắng ở chỗ bạn chủ động được.

Cách phối hợp thực dụng. Dùng cloud cho dữ liệu đang làm việc, vì nó tự động và luôn có bản ở xa. Dùng ổ cứng ngoài cho ảnh hệ thống và cho một bản sao toàn bộ dữ liệu, nhưng rút ổ ra sau khi sao lưu xong để tránh bị mã hoá chung. Với văn phòng nhỏ có nhiều máy, có thể dùng một ổ cứng ngoài luân phiên: mỗi tuần cắm một ổ, ổ còn lại cất ở nơi khác.

Một điểm cuối cùng về lưu trữ cloud: hãy bật xác thực hai lớp cho tài khoản lưu trữ. Nếu kẻ tấn công vào được tài khoản cloud của bạn, chúng có thể xoá luôn cả bản sao lưu — lúc đó bạn mất tất cả trong một lần. Bảo vệ tài khoản cloud quan trọng ngang với việc tạo bản sao lưu.

6. Tự động hoá lịch sao lưu và kiểm tra bản sao lưu có dùng được

Một bản sao lưu không tự chạy thì sớm muộn cũng bị bỏ. Và một bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chưa được coi là tồn tại. Hai việc này đi cùng nhau và nên được đưa vào lịch làm việc cố định.

Nguyên tắc lịch sao lưu. Hãy chọn tần suất theo mức độ chịu đựng được khi mất dữ liệu. Nếu bạn làm việc với file kế toán và hợp đồng mỗi ngày, mất một ngày dữ liệu đã là vấn đề, nên sao lưu cần chạy ít nhất mỗi ngày một lần. Nếu máy chỉ dùng để soạn thư từ và tra cứu, mỗi tuần một lần có thể đủ. Điều quan trọng là tần suất phải thực tế — đặt mỗi giờ nhưng không ai duy trì được thì tệ hơn là đặt mỗi ngày và chạy đều.

Cách tự động hoá trên Windows. Ba lớp dưới đây phối hợp với nhau là đủ cho một máy văn phòng:

Cách kiểm tra bản sao lưu có dùng được. Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất, và cũng là bước quyết định. Một bản sao lưu có thể hỏng vì nhiều lý do: ổ đĩa gặp lỗi ghi, tài khoản cloud hết hạn, dung lượng đầy nên bản mới không được tạo, hoặc phần mềm sao lưu báo lỗi nhưng không ai đọc thông báo.

Quy trình kiểm tra nên làm mỗi tháng một lần, mất khoảng 10 phút:

  1. Mở bản sao lưu và xem có file mới nhất không. Kiểm tra ngày sửa đổi của file mới nhất so với lần làm việc cuối cùng. Nếu bản sao lưu mới nhất đã cũ vài tuần, tác vụ tự động đã ngừng chạy từ lâu.
  2. Khôi phục thử một file. Chọn một file bất kỳ, khôi phục nó ra một thư mục tạm (không ghi đè bản gốc), rồi mở file đó lên xem có đọc được không. File mở được và nội dung đúng nghĩa là bản sao lưu đang hoạt động.
  3. Khôi phục thử một phiên bản cũ. Với File History, thử lấy lại một phiên bản trước đó của một file đang có, để chắc rằng chức năng lịch sử phiên bản hoạt động chứ không chỉ có bản mới nhất.
  4. Kiểm tra dung lượng còn trống. Ổ đĩa nhận sao lưu phải còn đủ chỗ. Nếu dung lượng gần đầy, bản sao lưu mới sẽ không được tạo và bạn sẽ không nhận được cảnh báo rõ ràng.
  5. Ghi lại ngày kiểm tra. Ghi vào sổ tay hoặc ghi chú: ngày kiểm tra, bản sao lưu nào, kết quả. Việc này giúp bạn phát hiện quy trình đã bị bỏ mấy tháng.

7. Khôi phục theo bốn tình huống: xoá nhầm, ổ cứng hỏng, Windows lỗi, bị mã hoá tống tiền

Phần này là thứ tự việc cần làm khi sự cố đã xảy ra. Nguyên tắc chung: bình tĩnh, ngừng ghi dữ liệu lên ổ đĩa liên quan, và xác định rõ đang ở tình huống nào trước khi bấm bất cứ nút nào.

Tình huống 1 — Xoá nhầm file hoặc ghi đè nội dung. Nếu file vừa bị xoá, việc đầu tiên là kiểm tra Thùng rác. Nếu đã xoá khỏi Thùng rác, hãy kiểm tra File History để lấy lại phiên bản trước. Nếu không có File History, kiểm tra lịch sử phiên bản của ứng dụng cloud (nhiều dịch vụ lưu phiên bản cũ trong 30 ngày) và mục "Previous Versions" trong thuộc tính file. Điều tối quan trọng: ngừng ghi dữ liệu mới lên ổ đĩa đó ngay, vì mỗi lần ghi có thể ghi đè lên vùng dữ liệu vừa bị xoá và làm việc cứu dữ liệu khó hơn.

Tình huống 2 — Ổ cứng hỏng hoặc máy không nhận ổ đĩa. Nếu máy vẫn chạy nhưng không thấy ổ dữ liệu, đừng tháo ổ ra và cũng đừng cố chạy các công cụ sửa chữa phân vùng ngay. Trước tiên hãy xác định ổ còn nhận trong BIOS hay không. Nếu ổ phát ra tiếng lạch cạch hoặc tiếng tích tắc, đó là dấu hiệu hỏng cơ học — mỗi lần bật máy là một lần làm hại thêm, nên cần mang tới nơi chuyên khôi phục dữ liệu thay vì tự xử lý. Nếu ổ còn nhận nhưng dữ liệu không đọc được, hãy copy những file quan trọng nhất ra ổ khác trước, rồi mới tính tới việc sửa. Nếu ổ chứa Windows hỏng nhưng bạn đã có ảnh hệ thống, quy trình là thay ổ mới rồi ghi lại ảnh hệ thống lên ổ mới bằng USB cứu hộ.

Tình huống 3 — Windows không vào được. Thứ tự xử lý từ nhẹ tới nặng:

  1. Khởi động máy vài lần. Windows đôi khi tự vào được chế độ sửa chữa sau hai đến ba lần khởi động thất bại.
  2. Cắm USB cứu hộ, khởi động từ USB (thường bấm phím chọn thiết bị khởi động khi máy vừa bật), chọn Repair your computer.
  3. Thử Startup Repair trước, sau đó tới System Restore để quay về một điểm khôi phục còn tốt.
  4. Nếu các bước trên không được, chọn System Image Recovery để ghi lại toàn bộ ảnh hệ thống. Đây là lúc ảnh hệ thống và USB cứu hộ phát huy giá trị.
  5. Sau khi khôi phục xong hệ thống, khôi phục tiếp dữ liệu từ bản sao lưu dữ liệu để cập nhật những file mới hơn thời điểm tạo ảnh.

Tình huống 4 — Bị mã hoá tống tiền (ransomware). Đây là tình huống cần xử lý khác hẳn ba tình huống trên. Các bước đúng:

  1. Ngắt kết nối mạng ngay — rút dây mạng và tắt Wi-Fi để mã độc không lan sang máy khác trong văn phòng.
  2. Không trả tiền chuộc. Trả tiền không đảm bảo lấy lại được dữ liệu, và biến bạn thành mục tiêu tiếp theo.
  3. Không cắm ổ cứng ngoài vào máy bị nhiễm để "kiểm tra xem còn dữ liệu không". Việc này có thể mã hoá luôn ổ đó.
  4. Tắt máy và giữ nguyên trạng thái nếu bạn muốn nhờ đơn vị chuyên môn phân tích. Một số dòng mã hoá có lỗi trong thuật toán và có thể giải mã được, nhưng cơ hội đó mất đi nếu máy bị thay đổi nhiều.
  5. Khôi phục từ bản sao lưu sạch. Cài lại Windows từ đầu trên máy đã bị nhiễm, sau đó khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu không cắm vào máy trong thời gian bị nhiễm. Đây là lý do vì sao bản sao lưu ở xa và bản sao lưu được rút ra sau khi dùng có giá trị sống còn.

Bài học chung của cả bốn tình huống: phần lớn kết quả được quyết định trước khi sự cố xảy ra, chứ không phải trong lúc xử lý. Một máy có File History chạy hằng ngày, một ảnh hệ thống tạo tháng trước, một USB cứu hộ nằm trong ngăn kéo và một bản sao lưu cloud ở xa sẽ biến những sự cố kể trên từ thảm hoạ thành vài giờ làm việc. Ngược lại, một máy không có gì sẽ biến sự cố nhỏ nhất thành mất mát không lấy lại được.

Câu hỏi thường gặp

Sao lưu dữ liệu và sao lưu hệ thống khác nhau thế nào?

Sao lưu dữ liệu chỉ lưu file và thư mục như tài liệu, bảng tính, ảnh, dung lượng nhỏ, tạo nhanh, chạy được hằng ngày, dùng để khôi phục khi xoá nhầm hoặc bị mã hoá. Sao lưu hệ thống lưu toàn bộ ổ đĩa chứa Windows gồm hệ điều hành, phần mềm, driver và cấu hình, dung lượng lớn, tạo chậm, dùng khi ổ cứng hỏng hoặc Windows không khởi động được. Hai loại không thay thế nhau, bạn cần cả hai để xử lý mọi tình huống.

Windows có sẵn công cụ sao lưu nào mà không cần mua phần mềm?

Windows có ba công cụ miễn phí đủ dùng cho văn phòng: File History để sao lưu file theo nhiều phiên bản, System Restore để tạo điểm khôi phục hệ thống, và Backup and Restore để tạo ảnh hệ thống cùng đĩa sửa chữa. Ngoài ra công cụ Recovery Drive giúp tạo USB cứu hộ, còn Task Scheduler cho phép đặt lịch chạy tự động. Chỉ khi cần sao lưu nhiều máy theo chính sách chung mới cần phần mềm trả phí.

Bao lâu nên sao lưu một lần?

Nguyên tắc là chọn tần suất theo mức dữ liệu bạn chịu được khi mất. Với máy làm kế toán, hợp đồng hoặc dữ liệu khách hàng, nên sao lưu dữ liệu ít nhất mỗi ngày một lần, có thể đặt mỗi giờ nếu máy làm việc liên tục. Với máy chỉ soạn thư từ và tra cứu, mỗi tuần một lần có thể đủ. Riêng ảnh hệ thống nên tạo mỗi tháng một lần hoặc sau khi cài xong một phần mềm quan trọng.

Sao lưu lên cloud có an toàn không?

Cloud an toàn trước các rủi ro vật lý như mất trộm, cháy, ngập nước và thường lưu nhiều phiên bản cũ nên giúp khôi phục file bị mã hoá. Rủi ro chính nằm ở tài khoản: nếu kẻ tấn công chiếm được tài khoản cloud thì có thể xoá cả bản sao lưu. Vì vậy hãy dùng mật khẩu mạnh riêng cho tài khoản lưu trữ, bật xác thực hai lớp, và kiểm tra hạn thanh toán định kỳ để bản sao lưu không âm thầm ngừng được tạo.

Làm sao biết bản sao lưu của mình dùng được?

Cách duy nhất đáng tin là khôi phục thử. Mỗi tháng một lần, hãy mở bản sao lưu, kiểm tra file mới nhất có đúng ngày gần đây không, rồi khôi phục thử một file ra thư mục tạm và mở lên xem đọc được không. Với File History, thử lấy lại một phiên bản cũ của file để chắc chắn chức năng lịch sử hoạt động. Cuối cùng kiểm tra dung lượng ổ đĩa nhận sao lưu còn đủ chỗ và ghi lại ngày kiểm tra.

Bài viết liên quan