Phần mềm quản lý cửa hàng máy tính 2026: 6 lựa chọn + bảng giá

Cửa hàng máy tính và linh kiện bán những món hàng có vòng đời ngắn, giá thay đổi theo lô nhập và gắn với bảo hành của nhiều nhà phân phối khác nhau. Một chiếc card đồ hoạ bán hôm nay có thể đã có giá nhập mới vào tuần sau; một bộ PC lắp theo yêu cầu khách đặt cọc phải giữ hàng riêng trong vài ngày; và mỗi linh kiện đều có số serial, thời hạn bảo hành riêng và một nhà cung cấp để gửi bảo hành khi hỏng.

Vì vậy câu hỏi không còn là “cửa hàng có cần phần mềm không” mà là “phần mềm nào xử lý được serial, bảo hành theo linh kiện, đơn lắp ráp và hàng cũ”. Bài viết này so sánh 6 lựa chọn đang được các cửa hàng máy tính – linh kiện tại Việt Nam dùng phổ biến, kèm mức giá chính các nhà cung cấp đang công bố (kiểm tra ngày 14/09/2026), điểm mạnh theo đúng đặc thù ngành và những câu nên hỏi trước khi ký hợp đồng.

5 đặc thù của cửa hàng máy tính mà phần mềm phải xử lý được

Phần mềm bán hàng phổ thông quản lý hàng hoá theo mã sản phẩm và số lượng tồn. Cửa hàng máy tính cần nhiều hơn thế ở năm điểm dưới đây – đây cũng là năm câu hỏi nên đưa vào buổi xem demo.

1. Một mã hàng, nhiều cấu hình và nhiều giá nhập

Cùng một mẫu laptop có thể về nhiều cấu hình khác nhau: khác CPU, khác dung lượng RAM, khác ổ cứng, khác thời điểm nhập nên giá vốn khác nhau. Nếu phần mềm chỉ cho một mã hàng với một giá nhập, cửa hàng sẽ không biết lô nào đang lãi và lô nào đang bán dưới giá vốn. Điều cần kiểm khi xem demo: phần mềm có cho tạo nhiều mã con theo cấu hình, và có lưu giá nhập theo từng lần nhập hay chỉ một giá trung bình.

2. Serial và bảo hành theo từng linh kiện

Khác với điện thoại, một bộ máy tính để bàn là tập hợp nhiều linh kiện, mỗi linh kiện có thời hạn bảo hành riêng: mainboard 36 tháng, nguồn 24 tháng, RAM có thể bảo hành vĩnh viễn, ổ cứng 12 đến 36 tháng tuỳ hãng. Khi khách mang máy tới, nhân viên phải tra ra đúng linh kiện đó mua ở lô nào, còn hạn hay không, và gửi cho nhà phân phối nào. Phần mềm không ghi được serial theo từng linh kiện thì mọi việc này phải làm tay bằng sổ hoặc bằng ảnh chụp trong điện thoại.

3. Đơn lắp ráp và hàng giữ cho khách

Khách đặt một bộ PC theo cấu hình riêng thường đặt cọc trước, cửa hàng giữ hàng lại vài ngày rồi mới lắp. Trong khoảng thời gian đó, hàng đã trừ khỏi tồn nhưng chưa bán: nếu phần mềm không có trạng thái “hàng giữ cho đơn lắp ráp”, nhân viên bán hàng khác vẫn có thể bán mất đúng chiếc card đồ hoạ đó cho khách khác. Đây là lỗi vận hành tốn thời gian nhất khi cửa hàng chuyển từ quản lý bằng Excel sang phần mềm mà không kiểm phần này.

4. Hàng cũ, thu cũ đổi mới và thanh lý linh kiện

Máy cũ, linh kiện tháo máy, hàng trưng bày và hàng thanh lý là nhóm hàng có giá vốn riêng, tình trạng riêng và bảng giá bán lại riêng. Cần tách kho hàng cũ khỏi kho hàng mới, ghi được giá thu vào và tình trạng từng món, nếu không báo cáo lợi nhuận theo từng máy sẽ sai ngay từ tháng đầu.

5. Dịch vụ kèm theo: cài đặt, vệ sinh, sửa chữa tính công

Phần lớn doanh thu phụ của cửa hàng máy tính đến từ dịch vụ: cài Windows và phần mềm, vệ sinh máy, thay keo tản nhiệt, nâng cấp RAM và ổ cứng, sửa chữa tính công. Đây là loại “hàng” không có tồn kho, chỉ có công và phụ tùng, nên cần một danh mục dịch vụ riêng và phiếu nhận máy có ghi tình trạng lúc nhận để tránh tranh chấp với khách.

Bảng so sánh nhanh 6 lựa chọn (giá công bố 14/09/2026)

Lựa chọn	Giá đang công bố	Phù hợp nhất với	Điểm cần kiểm
KiotViet	270.000 – 490.000đ/tháng; +chi nhánh 270.000 – 375.000đ; +kho 150.000đ	Cửa hàng 1–3 chi nhánh, có kho hàng cũ và linh kiện	Phí theo chi nhánh/kho; phần serial theo linh kiện cần xem thực tế
Sapo	170.000 – 600.000đ/tháng; +cửa hàng 200.000đ	Shop bán online (sàn, mạng xã hội) kèm cửa hàng	Gói thấp chỉ 1 cửa hàng; phí khởi tạo; phần bảo hành theo serial
Nhanh.vn	250.000 – 750.000đ/tháng (mua 2 năm: 150.000 – 550.000đ); add-on IMEI & bảo hành 100.000đ	Cửa hàng cần quản lý số máy, bảo hành và bán đa kênh	Add-on tính riêng theo cửa hàng
PosApp	150.000 – 299.000đ/tháng	Quầy nhỏ, một người bán, chi phí thấp	Nghiêng ngành ăn uống – kiểm kỹ phần serial, bảo hành
MISA eShop	Miễn phí cho hộ kinh doanh doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm; trên mức đó từ 120.000đ/tháng	Cửa hàng muốn ăn khớp sổ sách kế toán	Gói miễn phí là bản mobile; bản đầy đủ tính phí
POS365	1.950.000đ/năm; 3.900.000đ/2 năm (tặng thêm 12 tháng)	Quán nhỏ đến vừa, muốn trả một lần cho gọn	Kiểm phần quản lý serial và bảo hành linh kiện

6 lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng máy tính phổ biến

Các mức giá dưới đây lấy từ trang bảng giá chính thức của từng nhà cung cấp, kiểm tra ngày 14/09/2026. Giá có thể thay đổi theo chương trình khuyến mãi và theo số cửa hàng, số kho, số người dùng.

1. KiotViet – 270.000 đến 490.000đ/tháng

Bảng phí dịch vụ ngành bán lẻ của KiotViet đang niêm yết ba gói: gói hỗ trợ 270.000đ, gói chuyên nghiệp 330.000đ và gói cao cấp 490.000đ cho một chi nhánh mỗi tháng. Khi mở rộng, chi phí cộng thêm là 270.000đ cho mỗi chi nhánh ở gói chuyên nghiệp và 375.000đ ở gói cao cấp, mỗi kho thêm 150.000đ. Ba khoản đang được miễn phí là hoá đơn điện tử, chữ ký số và phần mềm kế toán hộ kinh doanh – với cửa hàng máy tính, phần hoá đơn điện tử miễn phí là lợi thế rõ ràng vì từ 2026 hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc dùng hoá đơn điện tử theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Phù hợp: cửa hàng có một quầy chính và một kho linh kiện, muốn gộp bán hàng, kho và hoá đơn trong một hệ thống. Cần hỏi: phần mềm có ghi serial theo từng linh kiện trong bộ máy hay chỉ theo mã hàng, và phí chi nhánh, phí kho đã gồm trong báo giá hay tính thêm theo năm.

2. Sapo – 170.000 đến 600.000đ/tháng

Sapo công bố bốn gói: StartUp 170.000đ, PRO 249.000đ, OMNI 449.000đ và ADVANCED 600.000đ mỗi tháng; mỗi gói tính cho một cửa hàng, muốn thêm một cửa hàng nữa thì cộng 200.000đ/tháng. Điểm mạnh là bán hàng đa kênh: đơn từ sàn thương mại điện tử và mạng xã hội gom về một chỗ, vẫn tạo được đơn khi mất mạng rồi tự đồng bộ khi có mạng trở lại – hữu ích với cửa hàng ở khu vực đường truyền chưa ổn định. Cần lưu ý phí khởi tạo ban đầu khi lên hệ thống.

Phù hợp: cửa hàng bán song song tại quầy và trên sàn, cần chung một danh mục hàng. Cần hỏi: gói nào có quản lý bảo hành theo số serial, vì phần này khác nhau giữa các gói và đôi khi phải ghép với một ứng dụng khác.

3. Nhanh.vn – 250.000 đến 750.000đ/tháng, có add-on IMEI và bảo hành

Nhanh.vn niêm yết POS Basic 250.000đ, POS Pro 350.000đ và Omnichannel 750.000đ cho một cửa hàng mỗi tháng; trả trước hai năm còn 150.000đ, 250.000đ và 550.000đ. Điểm đáng chú ý nhất với cửa hàng máy tính là add-on IMEI bảo hành 100.000đ/cửa hàng/tháng – quản lý số máy và bảo hành theo từng thiết bị, cộng thêm vào gói bán hàng. Các dịch vụ phụ khác gồm add-on kế toán 100.000đ, gói website 200.000đ, Vpage 100.000đ và Ecom 100.000đ.

Phù hợp: cửa hàng bán đa kênh nhưng vẫn cần một sổ serial và bảo hành đúng chuẩn. Cần hỏi: add-on có tính theo từng kho hàng cũ hay không, và có xuất được toàn bộ danh sách serial ra file khi cần đối chiếu với nhà phân phối.

4. PosApp – 150.000 đến 299.000đ/tháng

PosApp công bố gói Cơ bản 150.000đ, gói Phổ biến 220.000đ và gói Nâng cao 299.000đ mỗi tháng. Đây là lựa chọn chi phí thấp, phù hợp với quầy mới mở hoặc mới chuyển từ sổ sách, có sẵn các chức năng thu chi, in bill và mã vạch cơ bản.

Phù hợp: quầy nhỏ một người bán, chủ yếu bán linh kiện và phụ kiện. Cần hỏi: hệ thống gốc khá nghiêng về ngành ăn uống (định lượng nguyên vật liệu, loyalty), nên phải xem trực tiếp phần quản lý serial, phiếu bảo hành và hàng cũ trước khi trả tiền.

5. MISA eShop – miễn phí với hộ kinh doanh doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm

MISA eShop đang miễn phí trọn đời cho hộ kinh doanh có doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm; trên mức đó, chi phí từ 120.000đ/tháng tuỳ gói. Điểm mạnh là ăn khớp với sổ sách kế toán và hoá đơn điện tử, phù hợp với cửa hàng đang muốn chuẩn hoá chứng từ trước khi nghĩ tới các tính năng chuyên sâu.

Phù hợp: cửa hàng mới, doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, cần sổ sách gọn trước. Cần hỏi: gói miễn phí là bản mobile hay bản đầy đủ, và có quản lý bảo hành theo serial hay không.

6. POS365 – 1.950.000đ/năm

POS365 công bố mức 1.950.000đ cho một năm và 3.900.000đ cho hai năm kèm tặng thêm 12 tháng. Cách tính theo năm phù hợp với cửa hàng muốn trả một lần cho gọn và không muốn theo dõi hoá đơn hàng tháng.

Phù hợp: cửa hàng nhỏ đến vừa, bán tại quầy là chính. Cần hỏi: phần quản lý serial và bảo hành linh kiện có sẵn hay phải dùng thêm công cụ ngoài.

Ngoài 6 lựa chọn trên, vẫn có phương án chạy bằng Excel hoặc Google Sheets với chi phí 0đ. Cách này chỉ nên duy trì khi cửa hàng có một quầy, dưới khoảng 100 giao dịch mỗi tháng và một người bán: khi số giao dịch tăng, việc theo dõi serial, bảo hành theo linh kiện và hàng cũ bằng bảng tính sẽ lệch ngay từ tháng đầu.

Nên chọn lựa chọn nào theo quy mô cửa hàng?

Một quầy, một người bán, dưới 100 giao dịch mỗi tháng: bắt đầu bằng gói miễn phí của MISA eShop hoặc gói Cơ bản 150.000đ của PosApp. Ở quy mô này, điều quan trọng nhất là dữ liệu bán hàng được ghi lại đều đặn chứ không phải số lượng tính năng.

Một quầy chính kèm kho linh kiện và hàng cũ: KiotViet hoặc Sapo, vì cần tách kho, tách nhóm hàng cũ và theo dõi công nợ nhà cung cấp. Đây là nhóm cửa hàng hưởng lợi nhiều nhất khi có phần mềm, vì số lượng mã hàng và linh kiện thường vượt xa khả năng quản lý bằng bảng tính.

Bán đa kênh (quầy, sàn, mạng xã hội) và có dịch vụ sửa chữa: Nhanh.vn kèm add-on IMEI bảo hành, hoặc Sapo gói cao nếu đơn online chiếm tỷ trọng lớn. Cần chốt trước việc danh mục dịch vụ (cài đặt, vệ sinh, sửa chữa) được ghi nhận thế nào để doanh thu dịch vụ không bị lẫn vào doanh thu hàng hoá.

Nhiều chi nhánh: ưu tiên phần mềm có phí chi nhánh, phí kho công bố rõ ràng, và có thể xuất dữ liệu tồn kho theo từng chi nhánh. Ở giai đoạn này, chi phí phần mềm thường nhỏ hơn chi phí do lệch tồn giữa các chi nhánh.

3 điều nên kiểm trước khi ký hợp đồng

1. Serial và bảo hành phải xuất ra được

Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho xem thử đúng luồng nghiệp vụ: nhập một lô linh kiện có serial, bán một bộ máy lắp từ nhiều linh kiện, in phiếu bảo hành theo từng linh kiện, rồi tra cứu khi khách quay lại. Sau đó kiểm tra xem toàn bộ danh sách serial có xuất được ra file để đối chiếu với nhà phân phối hay không. Nếu dữ liệu chỉ nằm trong hệ thống và không xuất được, cửa hàng sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.

2. Hàng giữ cho đơn lắp ráp phải tách khỏi tồn bán được

Đây là điểm hay bị bỏ qua nhất khi xem demo. Một bộ PC đã nhận cọc nhưng chưa lắp phải nằm ở trạng thái riêng, không được tính là hàng sẵn sàng bán cho khách khác. Hãy thử tình huống thật: tạo một đơn lắp ráp, rồi kiểm tra xem nhân viên bán hàng khác có vô tình bán mất linh kiện đó hay không.

3. Dữ liệu ở quầy phải có bản sao ở nơi khác

Dữ liệu bán hàng, công nợ và bảo hành là tài sản của cửa hàng. Dù dùng phần mềm nào, hãy chắc chắn có bản sao định kỳ: bản sao của nhà cung cấp, bản xuất file định kỳ về máy, và một nơi lưu trữ thứ hai. Với cửa hàng có nhiều năm dữ liệu bảo hành, việc mất dữ liệu còn tốn kém hơn việc trả thêm vài trăm nghìn mỗi tháng cho phần mềm.

Một cách làm phổ biến ở cửa hàng máy tính là giữ dữ liệu theo hai lớp: máy tại quầy là bản chính, một dịch vụ lưu trữ đám mây là bản sao thứ hai, và định kỳ mỗi tháng xuất thêm một file sao lưu về ổ cứng ngoài. Với dung lượng vài trăm GB gồm dữ liệu bán hàng, bảo hành và ảnh máy của khách, chi phí lưu trữ thường thấp hơn một buổi sửa máy. pCloud là dịch vụ lưu trữ đám mây có gói dung lượng lớn, kể cả gói mua một lần dùng lâu dài, phù hợp làm bản sao thứ hai cho dữ liệu cửa hàng.

Tiết lộ: bài viết có chứa liên kết tiếp thị (partner link); nếu bạn mua qua liên kết đó, Tân IT365 có thể nhận hoa hồng mà bạn không phải trả thêm chi phí nào.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý cửa hàng máy tính

Cửa hàng máy tính nhỏ có cần dùng phần mềm trả phí ngay không?

Không nhất thiết. Nếu chỉ một quầy, một người bán và dưới khoảng 100 giao dịch mỗi tháng, bạn có thể bắt đầu bằng bản miễn phí của MISA eShop cho hộ kinh doanh doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm, hoặc gói Cơ bản 150.000đ của PosApp. Chỉ nên nâng lên gói có quản lý serial và bảo hành khi số giao dịch lắp ráp, bảo hành hoặc hàng cũ tăng, vì lúc đó nhập liệu tay bắt đầu gây lệch tồn.

Phần mềm nào quản lý serial và bảo hành theo từng linh kiện?

Trong nhóm khảo sát, Nhanh.vn có add-on IMEI bảo hành tính riêng 100.000đ/cửa hàng/tháng, cộng vào gói POS; KiotViet có bộ tính năng quản lý tồn kho theo serial kèm phiếu bảo hành sinh từ hoá đơn trong nhóm ngành bán lẻ. Trước khi quyết định, hãy yêu cầu cho xem thử đúng luồng: nhập linh kiện theo serial, bán bộ máy, in phiếu bảo hành, rồi tra cứu khi khách quay lại.

Có phần mềm nào xử lý được đơn lắp ráp và hàng giữ cho khách không?

Có, nhưng phải kiểm cụ thể vì không phải gói nào cũng có. Bạn cần một trạng thái riêng cho hàng đã nhận cọc và đang giữ để lắp, tách khỏi hàng sẵn sàng bán. Nếu phần mềm chỉ có đơn bán hàng thông thường, nhân viên sẽ phải ghi chú tay và rủi ro bán mất linh kiện đã giữ vẫn còn nguyên.

Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm mất bao lâu?

Với cửa hàng dưới 2.000 mã hàng và linh kiện đang tồn, thời gian thực tế thường 3 đến 7 ngày: một ngày nhập danh mục hàng và dịch vụ, một đến hai ngày nhập tồn kèm serial, phần còn lại để chạy song song và đào tạo nhân viên. Bước nhập tồn theo serial là bước tốn thời gian nhất và cũng quyết định hệ thống có dùng được lâu dài hay không.

Có cần thêm phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử riêng không?

Tuỳ nhà cung cấp. KiotViet đang miễn phí hoá đơn điện tử, chữ ký số và phần mềm kế toán hộ kinh doanh trong bảng phí dịch vụ; Nhanh.vn tính add-on kế toán 100.000đ; MISA eShop gắn với hệ sinh thái kế toán của MISA. Nếu cửa hàng đã có kế toán riêng, hãy hỏi trước xem phần mềm bán hàng có xuất được dữ liệu đúng định dạng để nhập sang phần mềm kế toán đang dùng hay không.

Kết luận

Với đa số cửa hàng máy tính một đến hai quầy, điểm khởi đầu hợp lý là bản miễn phí của MISA eShop hoặc gói thấp của PosApp; khi đã có kho linh kiện, hàng cũ, đơn lắp ráp và nhân viên bán hàng, KiotViet, Sapo hoặc Nhanh.vn (kèm add-on IMEI bảo hành) sẽ tiết kiệm thời gian hơn hẳn so với việc bù đắp bằng nhân công. Dù chọn cách nào, hãy chốt trước hai việc: dữ liệu serial phải xuất ra được, và dữ liệu ở quầy phải có bản sao ở nơi khác.