Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ 2026: 7 lựa chọn phổ biến

"Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ" thường được tìm đến sau một trong ba chuyện rất quen: cuối khóa phụ huynh hỏi "con tôi còn bao nhiêu buổi?" mà giáo vụ phải mở sổ tay tra nửa ngày; một học viên xin bảo lưu rồi chuyển sang khóa khác, kế toán loay hoay không biết trừ buổi thế nào; hoặc lớp 8 học viên đăng ký nhưng tối đó chỉ 5 em đến, tiền giáo viên nước ngoài vẫn phải trả đủ theo ca.

Ba tình huống đó không giải quyết được bằng Excel lâu dài, vì trung tâm ngoại ngữ vận hành khác hẳn cửa hàng hay trường học: lớp theo trình độ chứ không theo năm học, học viên vào giữa khóa, học phí thu theo khóa/gói buổi chứ không theo tháng, và có cả giáo viên Việt lẫn giáo viên nước ngoài dạy theo ca.

Trung tâm ngoại ngữ khác gì trung tâm dạy thêm thông thường?

Nắm được 6 điểm dưới đây thì bạn sẽ biết ngay phần mềm nào dùng được, phần mềm nào không:

• Lớp gắn trình độ, không gắn năm học. Một trung tâm có thể chạy song song lớp Starter A1, Movers, IELTS 5.0-6.0, TOEIC 600+, giao tiếp cho người đi làm. Học viên học xong A1 phải chuyển lên A2 hoặc học lại — nên phần mềm cần quản lý lịch sử trình độ của từng người, không chỉ lớp hiện tại.
• Vào giữa khóa là chuyện thường. Trung tâm phải có bài test xếp lớp (placement test), xếp học viên vào lớp đang chạy, rồi tính học phí theo số buổi còn lại. Excel làm được, nhưng rất dễ lệch một hai buổi.
• Học phí thu theo khóa/gói buổi, không theo tháng. Phụ huynh đóng cả khóa, đóng 2-3 đợt, xin bảo lưu 1 tháng, chuyển phí sang khóa anh/chị, hoặc rút giữa khóa và đòi hoàn phí. Đây là chỗ phần mềm dạy thêm thông thường chịu thua.
• Giáo viên chia hai nhóm. Giáo viên Việt dạy theo ca cố định, giáo viên nước ngoài dạy theo hợp đồng thời vụ/giờ — lương, thưởng, phụ cấp phải tính riêng. Nếu trung tâm có giáo viên nước ngoài, hồ sơ nhân sự còn kèm giấy tờ lao động (thủ tục định tính, tùy hình thức hợp tác).
• Phụ huynh muốn "thấy" con học gì. Họ cần nhận thông báo điểm danh, nhận xét sau buổi, lịch kiểm tra, nhắc học phí — nếu trung tâm không có app/cổng phụ huynh thì giáo vụ sẽ trả lời Zalo thủ công cả ngày.
• Tuyển sinh là phễu dài. Từ tin nhắn Facebook/Zalo → gọi tư vấn → hẹn test đầu vào → mời học thử → chốt ghi danh. Không có CRM thì trung tâm không biết đang mất khách ở bước nào.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phải làm được gì?

Dưới đây là 8 nhóm việc. Trung tâm mới mở có thể bỏ qua nhóm 6-8, nhưng nhóm 1-5 thì cần ngay từ tháng đầu:

1. Hồ sơ học viên và phụ huynh

Thông tin học viên, phụ huynh (người đóng tiền), lịch sử lớp, trình độ đã học, kết quả kiểm tra, ghi chú sức khỏe/dị ứng. Cần tìm kiếm nhanh theo tên hoặc số điện thoại để giáo vụ tra cứu khi phụ huynh gọi.

2. Xếp lớp, thời khóa biểu và lớp học bù

Lịch dạy theo lớp/giáo viên/phòng, cảnh báo trùng lịch và trùng phòng, ghi nhận buổi học bù (dạy bù, học bù), lớp tạm dừng và mở lớp mới. Chỗ này phải đa phòng vì cuối tuần trung tâm thường cháy phòng.

3. Điểm danh và trừ buổi tự động

Điểm danh trên điện thoại/tablet hoặc mã QR/kiosk; mỗi lần điểm danh tự trừ số buổi đã đóng của học viên. Đây là tính năng "ăn tiền" nhất: hết tranh cãi "em nghỉ 2 buổi mà sao còn 3 buổi".

4. Học phí, công nợ, bảo lưu, hoàn phí

Phiếu thu nhiều đợt, công nợ theo phụ huynh, bảo lưu và chuyển phí giữa hai anh/chị em, hoàn phí khi rút giữa khóa, biên lai và hoá đơn điện tử. Trung tâm thu học phí đều có nghĩa vụ chứng từ đầy đủ.

5. Lương giáo viên và hoa hồng tư vấn

Lương theo buổi/giờ, phụ cấp giáo viên nước ngoài, hoa hồng cho nhân viên tư vấn tuyển sinh, thưởng theo tỷ lệ giữ chân học viên. Nếu trả lương theo Excel, mỗi tháng kế toán mất 1-2 ngày.

6. CRM tuyển sinh

Lưu lead từ Facebook/Zalo/website, lịch sử gọi và ghi chú tư vấn, nhắc hẹn test đầu vào, báo cáo tỷ lệ chốt theo nguồn và theo nhân viên.

7. Báo cáo quản trị

Tỷ lệ lấp lớp, doanh thu theo khóa và theo cơ sở, công nợ, lợi nhuận tạm tính theo lớp, hiệu suất giáo viên, số học viên tái đăng ký. Báo cáo là lý do chính để trả tiền cho phần mềm.

8. Cổng phụ huynh/học viên và phân quyền

Phụ huynh xem điểm danh, nhận xét, lịch học, số buổi còn lại; thông báo qua app/Zalo/SMS. Đồng thời phần mềm phải phân quyền rõ giáo vụ - kế toán - giáo viên, giáo viên chỉ thấy lớp mình dạy.

7 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đáng xem năm 2026

Bảng giá dưới đây là giá công bố trên trang chính thức của từng nhà cung cấp, em tổng hợp ngày 11/09/2026. Giá phần mềm quản lý trung tâm thay đổi theo số cơ sở và số tài khoản, nên bạn hãy xác nhận lại trước khi ký.

1. CenterPro — có gói miễn phí, dễ bắt đầu nhất

CenterPro công bố bảng giá ngay trên trang sản phẩm: gói Free miễn phí, gói Cơ bản 199.000đ/tháng, gói Nâng cao 399.000đ/tháng, gói Không Giới Hạn 599.000đ/tháng và gói Vĩnh viễn 14.999.000đ (trả một lần). Đây là mức giá dễ tiếp cận nhất trong nhóm phần mềm chuyên cho trung tâm ngoại ngữ.

Hợp với: trung tâm mới mở, muốn chạy thử quy trình số hoá trước khi trả phí; trung tâm 1 cơ sở dưới 200 học viên.

2. ClassPilot — tính theo năm, không tính phí tài khoản giáo viên

ClassPilot công bố gói Khởi đầu 6.900.000đ/năm (khoảng 575.000đ/tháng, tương đương 19.000đ/ngày) cho một cơ sở bắt đầu số hoá, và gói Chuyên nghiệp 11.900.000đ/năm (khoảng 992.000đ/tháng, tương đương 33.000đ/ngày) đủ toàn bộ phân hệ. Phí khởi tạo một lần 1.500.000đ (nhập liệu học viên, lớp, giáo viên); nếu trả trước mười tháng thì tặng hai tháng và miễn phí khoản khởi tạo này. Điểm đáng chú ý: giáo viên và quản trị viên không bị tính phí theo tài khoản, chi phí tính theo học viên — trang bảng giá ghi khoảng 4.000đ/học viên/tháng với trung tâm quy mô vài trăm học viên. Trung tâm muốn dùng tên thương hiệu riêng thì có gói từ 2.900.000đ/tháng (tối thiểu 3 tháng).

Lưu ý: phí tin nhắn SMS Brandname và Zalo do nhà cung cấp viễn thông thu, không nằm trong phí phần mềm — chính trang này ghi mức thị trường khoảng 600.000-1.000đ/tin SMS và 200.000-800đ/tin Zalo.

3. CRMEdu (DotB) — có bản mua đứt, sở hữu vĩnh viễn

CRMEdu của DotB có hai hình thức. Bản On Premise (mua trọn gói) sở hữu vĩnh viễn 8.376.000đ cho 1 user, chọn theo gói 10/25/50/80/120/200/500 user, cộng thêm chi phí hạ tầng máy chủ nếu trung tâm muốn tự vận hành. Bản thuê Cloud thì liên hệ để được báo giá trực tiếp. Với trung tâm muốn dữ liệu nằm tại máy mình và không muốn trả phí hằng năm, đây là hướng đáng cân nhắc.

Hợp với: trung tâm vừa và lớn, có nhiều tài khoản dùng thường xuyên, cần tự chủ dữ liệu.

4. Easy Edu — tính theo ngày sử dụng, chỉ từ 2.000đ/ngày/user

Easy Edu (Công ty cổ phần EMSO Việt Nam) công bố mức giá chỉ từ 2.000đ/ngày/user, tương đương khoảng 60.000đ/tháng cho mỗi tài khoản, có bản dùng thử miễn phí. Nhà cung cấp nói đang phục vụ hơn 1.400 trung tâm và doanh nghiệp giáo dục, phát triển từ 2015 với phiên bản 6.0. Cách tính theo ngày dễ hình dung nhưng bạn nên hỏi rõ số tài khoản tối thiểu và tài khoản nào bị tính phí (giáo vụ, kế toán, giáo viên).

5. SlimCRM — mạnh về CRM tuyển sinh, có gói theo quy mô

SlimCRM công bố gói Startup 1.500.000đ/tháng (tương đương 50.000đ/ngày), gói Doanh nghiệp 3.000.000đ/tháng (100.000đ/ngày) và gói cao 5.000.000đ/tháng (150.000đ/ngày), phí khởi tạo 5.000.000đ. Dung lượng lưu trữ theo gói 10-30GB, mua thêm 10GB tốn 100.000đ/tháng; tính năng mở rộng 8.000.000đ/tính năng (trả một lần); có miễn phí đào tạo online. Lợi thế là nền CRM tư vấn - chăm sóc khách hàng mạnh, hợp trung tâm đang đẩy tuyển sinh.

6. GetFly CRM — nhiều người dùng vẫn rẻ, có Mobile CRM

GetFly CRM niêm yết gói Startup chỉ từ 521.000đ/tháng (khởi điểm 3 người dùng; phí phần mềm trả theo năm 6.260.000đ) và gói Professional 1.568.000đ/tháng (khởi điểm 10 người dùng; trả năm 18.816.000đ), gói Enterprise liên hệ, gói Master từ 53.300.000đ cho 20 người dùng trở lên. Có bản dùng thử miễn phí và Mobile CRM cho nhân viên tư vấn đi thị trường.

Hợp với: trung tâm có đội tư vấn tuyển sinh 3-10 người, cần quản lý lead chặt nhưng vẫn muốn module quản lý lớp/học viên.

7. Sheet.com.vn — bộ quản lý trên Google Sheets, 799.000đ trọn đời

Nếu ngân sách là rào cản lớn, đây là lựa chọn khác hẳn về cách trả tiền: bộ Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ 799.000đ trả một lần, dùng trọn đời, không phí hàng tháng, chạy trên Google Sheets quen thuộc (quản lý học viên, điểm danh, học phí, công nợ, lương giáo viên). Cùng nhà cung cấp có bộ Quản Lý Dạy Thêm 399.000đ trọn đời.

Lưu ý thật thà: mô hình này dùng chung file Google Sheets, phù hợp một cơ sở, một vài người nhập liệu. Khi trung tâm lên vài trăm học viên, nhiều giáo viên cùng thao tác, hoặc cần cổng phụ huynh và phân quyền, bạn sẽ phải nâng cấp lên phần mềm chuyên dụng.

Và nhóm miễn phí để bắt đầu

Ba hướng miễn phí thật: (1) Zoho Bigin — bản Free 1 người dùng, gói Express 9 USD/user/tháng (7 USD khi trả theo năm), Premier 15 USD (12 USD), Bigin 360 21 USD (18 USD), dùng tốt cho phễu tuyển sinh; (2) Odoo — gói One App Free 0 USD, không giới hạn số người dùng, gói Standard khoảng 8,95 USD/user/tháng; (3) Google Sheets/Excel tự dựng cho trung tâm dưới 50 học viên, chấp nhận nhập tay và không có cổng phụ huynh.

Bảng so sánh nhanh 7 lựa chọn

Phần mềm	Giá công bố (11/09/2026)	Cách tính phí	Hợp nhất với
CenterPro	Free; 199.000đ; 399.000đ; 599.000đ/tháng; 14.999.000đ vĩnh viễn	Theo gói tháng hoặc mua một lần	Trung tâm nhỏ, mới số hoá
ClassPilot	6.900.000đ/năm; 11.900.000đ/năm; khởi tạo 1.500.000đ	Theo năm, tính theo học viên, giáo viên không tính phí	Trung tâm 100-500 học viên, 1 cơ sở
CRMEdu (DotB)	On Premise 8.376.000đ/user (vĩnh viễn); Cloud liên hệ	Mua đứt theo số user, hoặc thuê Cloud	Trung tâm vừa/lớn, cần tự chủ dữ liệu
Easy Edu	Từ 2.000đ/ngày/user (khoảng 60.000đ/tháng/user)	Theo số tài khoản dùng	Trung tâm nhiều giáo vụ, tính theo người
SlimCRM	1.500.000đ; 3.000.000đ; 5.000.000đ/tháng + khởi tạo 5.000.000đ	Theo gói tháng, theo quy mô	Trung tâm đẩy mạnh tuyển sinh
GetFly CRM	Startup từ 521.000đ/tháng; Professional 1.568.000đ/tháng	Theo số người dùng (3/10/20+)	Trung tâm có đội tư vấn 3-10 người
Sheet.com.vn	799.000đ trọn đời (bộ dạy thêm 399.000đ)	Trả một lần, chạy trên Google Sheets	Trung tâm nhỏ, ngân sách thấp

Những chi phí ẩn khi mua phần mềm quản lý trung tâm

Giá niêm yết chỉ là phần nổi. Khi lập dự toán, bạn nên hỏi nhà cung cấp rõ 6 khoản sau:

• Phí khởi tạo và nhập liệu ban đầu. ClassPilot ghi 1.500.000đ một lần, SlimCRM ghi 5.000.000đ — đây là tiền nhập học viên, lớp, giáo viên vào hệ thống, không phải phí phần mềm.
• Tài khoản nào bị tính phí. Có phần mềm tính mọi tài khoản (kể cả giáo viên dạy 2 buổi/tuần), có phần mềm không tính giáo viên và quản trị viên. Cùng một trung tâm 300 học viên, khoản này có thể chênh vài triệu đồng mỗi năm.
• Tin nhắn thông báo (SMS/Zalo). Phí tin nhắn thường do nhà mạng/Zalo thu, mức tham chiếu khoảng 600.000-1.000đ/tin SMS Brandname và 200.000-800đ/tin Zalo. Trung tâm nhắn 1 tin/tuần cho 300 phụ huynh là đã thấy tiền.
• Module mở rộng. SlimCRM tính 8.000.000đ cho mỗi tính năng mở rộng (trả một lần); CRMEdu bản On Premise cộng chi phí máy chủ nếu trung tâm tự vận hành; một số phần mềm tách gói hoá đơn điện tử riêng.
• Thiết bị điểm danh. Bàn phím/tablet/điện thoại cũ, máy in biên lai, máy quét mã QR học viên, kiosk điểm danh — tuỳ trung tâm có hay không, nhưng đừng quên khoản này khi tính chi phí triển khai.
• Hoá đơn điện tử và chữ ký số. Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng hoá đơn điện tử cho cả hộ kinh doanh, nên trung tâm nào cũng cần hoá đơn khi thu học phí. Nếu phần mềm không tặng kèm, bạn phải mua riêng theo số lượng hoá đơn — xem bài phần mềm hoá đơn điện tử giá bao nhiêu để dự trù.

Chọn theo quy mô trung tâm

Dạy kèm 1-2 giáo viên, dưới 50 học viên

Đừng mua gói nhiều triệu. Bộ Sheet.com.vn 799.000đ trọn đời hoặc gói CenterPro Free là đủ cho điểm danh, học phí và công nợ; phần tuyển sinh dùng Zalo/Facebook chay. Nếu cần nhắc nợ tự động thì thêm Zoho Bigin bản miễn phí.

Trung tâm 100-300 học viên, một cơ sở

Đây là nhóm đông nhất. Ba hướng sát thực tế: ClassPilot 6.900.000đ/năm (không tính phí giáo viên), CenterPro từ 199.000-599.000đ/tháng, hoặc Easy Edu tính theo ngày sử dụng. Yêu cầu tối thiểu: điểm danh trừ buổi tự động, công nợ theo phụ huynh, báo cáo lấp lớp.

300-1.000 học viên, nhiều lớp và giáo viên nước ngoài

Cần cả CRM tuyển sinh và quản trị đào tạo: SlimCRM (từ 1.500.000đ/tháng) hoặc GetFly CRM (từ 521.000đ/tháng cho 3 người, Professional 1.568.000đ/tháng) cho phễu tuyển sinh, kết hợp phần mềm quản lý lớp/học phí. Nhớ hỏi rõ cách tính công giáo viên theo ca và phụ cấp giáo viên nước ngoài.

Chuỗi nhiều cơ sở

Lúc này báo cáo hợp nhất theo cơ sở và phân quyền theo chi nhánh quan trọng hơn giá. CRMEdu bản mua đứt theo số user hoặc gói Cloud, ClassPilot gói thương hiệu riêng từ 2.900.000đ/tháng, GetFly Master từ 53.300.000đ cho 20 người dùng là những lựa chọn đáng so sánh trực tiếp với nhà cung cấp.

Lưu ý khi triển khai tại Việt Nam

• Hoá đơn điện tử: Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026, hướng dẫn Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15) đã thay thế khung cũ và áp dụng cho cả hộ kinh doanh. Khi chọn phần mềm, hãy hỏi thẳng: có kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử không, hay phải xuất hoá đơn ở phần mềm khác.
• Dữ liệu học viên là dữ liệu cá nhân: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (hiệu lực 01/01/2026) cùng Nghị định 356/2025/NĐ-CP yêu cầu trung tâm xác định rõ mục đích, xin sự đồng ý, phân quyền truy cập và thông báo khi có vi phạm. Với học viên nhỏ tuổi, phụ huynh là người đồng ý. Đừng để mọi giáo viên xem được toàn bộ hồ sơ và số điện thoại phụ huynh.
• Dữ liệu đặt ở nước ngoài: nếu phần mềm lưu dữ liệu ở máy chủ nước ngoài, trung tâm cần rà lại nghĩa vụ chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Hỏi nhà cung cấp máy chủ đặt ở đâu, có hợp đồng xử lý dữ liệu không.
• Địa chỉ hành chính: từ 01/07/2025, Tây Ninh mới gồm Long An và Tây Ninh cũ, cấp huyện đã giải thể, cả tỉnh còn 96 xã/phường. Khi ghi địa chỉ trung tâm trên hoá đơn, hợp đồng, hãy dùng tên xã/phường mới để tránh sai chứng từ.
• Nhân sự giáo viên nước ngoài: ngoài phần mềm, trung tâm cần quản lý giấy tờ lao động, thời hạn hợp đồng và lịch dạy của giáo viên nước ngoài. Nên dùng một module nhân sự (hoặc mục hồ sơ nhân sự) để nhắc hạn giấy tờ, thay vì để trong hộp thư.

Một điểm dễ bị bỏ qua khi chọn phần mềm: thứ đáng giá nhất trong hệ thống không phải phần mềm mà là dữ liệu học viên — số buổi còn lại, lịch sử điểm danh, công nợ học phí và hoa hồng tư vấn. Với những lựa chọn cài tại máy hoặc bản On Premise, toàn bộ dữ liệu đó nằm trên đúng một máy tính: hỏng ổ cứng, nhiễm mã hoá tống tiền hay đơn giản là thay máy đều có thể xoá sạch sổ sách, trong khi phụ huynh vẫn còn buổi học chưa dùng và trung tâm vẫn phải trả lương giáo viên. Cách xử lý rẻ nhất là đặt lịch sao lưu tự động bằng AOMEI Backupper và giữ nhiều phiên bản theo ngày thay vì chép tay vài lần rồi bỏ. Hai điều cần kiểm trước khi mua: bản sao phải nằm ở ổ hoặc nơi KHÁC với máy đang chạy, và gói phải đủ chỗ cho nhiều phiên bản chứ không chỉ bản mới nhất.

Tiết lộ: bài viết có chứa liên kết tiếp thị. Nếu bạn mua qua các liên kết này, chúng tôi có thể nhận hoa hồng mà bạn không phải trả thêm chi phí.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giá bao nhiêu?

Theo bảng giá công bố ngày 11/09/2026: CenterPro từ 199.000đ/tháng (có gói Free); Easy Edu từ 2.000đ/ngày/user (khoảng 60.000đ/tháng/user); GetFly CRM từ 521.000đ/tháng; ClassPilot 6.900.000đ/năm và 11.900.000đ/năm; SlimCRM 1.500.000đ-5.000.000đ/tháng; CRMEdu bản mua đứt 8.376.000đ/user; Sheet.com.vn 799.000đ trọn đời. Mức phổ biến cho một trung tâm nhỏ là 200.000đ-600.000đ/tháng.

Trung tâm ngoại ngữ nhỏ có dùng miễn phí được không?

Được, nhưng có giới hạn. CenterPro có gói Free, Zoho Bigin có gói Free 1 người dùng, Odoo có gói One App Free 0 USD không giới hạn người dùng, và Google Sheets/Excel tự dựng thì hoàn toàn miễn phí. Nếu chỉ cần điểm danh và học phí cho vài chục học viên, bộ Sheet.com.vn 799.000đ trả một lần thường rẻ hơn cả tiền công sức bạn bỏ ra để tự dựng file.

Phần mềm có tự trừ buổi học khi học viên nghỉ không?

Các phần mềm chuyên cho trung tâm (CenterPro, ClassPilot, CRMEdu, Easy Edu) đều có điểm danh gắn với số buổi đã đóng: đánh dấu có mặt thì trừ buổi, vắng có phép thì tùy cài đặt. Khi xem demo, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn đúng tình huống của mình: học viên nghỉ 2 buổi, học bù 1 buổi, bảo lưu 1 tháng — xem số buổi còn lại tính ra sao.

Trung tâm nên dùng CRM riêng hay phần mềm quản lý lớp riêng?

Nếu đội tư vấn từ 3 người trở lên và tuyển sinh là mũi nhọn, nên có CRM bài bản (GetFly CRM, SlimCRM) để không rơi lead. Nếu tuyển sinh chủ yếu qua giới thiệu và phụ huynh hiện hữu, phần mềm quản lý lớp/học phí là đủ, thêm một bảng theo dõi lead nhỏ là xong.

Chuyển từ Excel sang phần mềm có mất nhiều thời gian không?

Thường 1-2 tuần cho một trung tâm dưới 300 học viên: chuẩn bị file danh sách học viên, lớp, giáo viên, số buổi còn lại; nhà cung cấp nhập liệu (một số tính phí khởi tạo như ClassPilot 1.500.000đ hay SlimCRM 5.000.000đ); sau đó chạy song song 1-2 tuần trước khi bỏ Excel. Nên chuyển vào đầu khóa mới thay vì giữa khóa.

Có nên chọn phần mềm lưu dữ liệu ở nước ngoài?

Không có câu trả lời chung. Phần mềm quốc tế thường ổn định và nhiều tính năng, nhưng dữ liệu học viên là dữ liệu cá nhân theo Luật 91/2025/QH15, nên bạn cần biết dữ liệu đặt ở đâu, có cam kết bảo mật và hợp đồng xử lý dữ liệu không. Nếu trung tâm cần lưu trữ nội bộ, bản On Premise như CRMEdu là lựa chọn phù hợp hơn.